¿Eres parte de una institución que realiza seguimiento de pacientes o proyectos? Entonces pon mucha atención a este artículo, porque te va a encantar.
Seguramente sabrás que realizar seguimiento y monitoreo a personas, proyectos o iniciativas puede ser algo complicado. Sobre todo, cuando no se cuenta con información en tiempo real para tomar decisiones.
Muchas instituciones carecen de herramientas para registrar información, brindar un seguimiento oportuno y trabajar colaborativamente, lo que puede impactar en los pacientes y/o proyectos.
Y es todavía más difícil cuando no se tiene la información de forma digital.
¿Qué hacer en esos casos y cómo mejorar la gestión? Averígualo en esta guía 👇
- Beneficios de digitalizar el seguimiento de pacientes.
- Tips iniciales para digitalizar el seguimiento de pacientes.
Beneficios de digitalizar el seguimiento de pacientes
En vez de hacer una clásica lista enumerando los beneficios que trae la digitalización, te propongo crear y revisar un caso hipotético de una institución que trabaja y realiza seguimiento de personas en lógica de pacientes.
Así vamos revisando los problemas que existen en los procesos manuales y las posibles soluciones que trae la digitalización de pacientes.
Pensemos en una fundación que se dedica a ayudar a niños que tienen alguna discapacidad.
Como puedes suponer, estos niños reciben distintos tipos de tratamientos provenientes de distintos tipos de especialistas: médicos, enfermeros, nutricionistas, neurólogos, entre otros.
Y esos especialistas, día a día, van registrando manualmente el seguimiento, avances y/o problemas que esos niños pueden tener.
Al ser un proceso manual, aquí se puede presentar un primer problema para esta fundación: no existe un proceso sistematizado para que cada profesional registre sus atenciones y cada uno lo hace “a su pinta”.
Y aunque este es un caso hipotético, lamentablemente es algo que actualmente afecta a muchas instituciones que carecen de herramientas para registrar información y no pueden brindar un seguimiento oportuno ni trabajar colaborativamente, impactando así en la calidad de las atenciones.
Aquí es donde podemos ver un primer beneficio de digitalizar el seguimiento de pacientes:
Al hacerlo, se puede sistematizar la forma en que cada profesional registra sus atenciones, lo que la hace más comparable y más útil para la obtención de indicadores.
Al sistematizar estos procesos, se logran otros resultados:
- Ordenar y ahorrar tiempo en el trabajo del equipo de los profesionales que brindan tratamiento a los pacientes.
- Facilitar la planificación de las tareas que el equipo debe realizar y las metas que deben cumplir.
- Brindar un espacio para que el equipo de profesionales tenga la información completa del tratamiento del paciente.
- Brindar un espacio para que el equipo de trabajo pueda colaborar ágilmente entre sí.
- Consolidar y respaldar toda la información de la gestión de la institución en un sólo lugar, lo que hace más simple su acceso y protección frente a pérdidas.
- Tomar mejores decisiones en base a los indicadores e información generada a nivel agregado, a partir de lo registrado en cada paciente.
Ahora seguramente te estás preguntando cómo digitalizar el seguimiento de pacientes, ¿o no?
Esto te va a encantar: en vTrack desarrollamos una plataforma para digitalizar para el seguimiento de pacientes.
¿Para qué sirve y qué puedes hacer con ella?
- Realizar seguimiento y monitoreo de pacientes de forma rápida e intuitiva.
- Coordinar y gestionar equipos: definir responsabilidades, participación y restringir información.
- Obtener información en tiempo real para tomar decisiones relevantes para tu equipo.
- Crea todo tipo de formulario para registrar la información de forma estandarizada.
- Aplica filtros y obtén la información que buscas en pocos clicks.
- Realiza seguimiento de flujo de caja para monitorear presupuestos.
- Utiliza seguimientos planificados para definir etapas, tareas y pesos de diferentes fases de una iniciativa.
¿Te interesa? Ingresa a este link y registra y monitorea toda la información, planifica tareas, genera reportes y mejora la gestión de tu institución.
Tips iniciales para digitalizar el seguimiento de pacientes
Ya vimos los beneficios de digitalizar los procesos manuales, pero ahora nos gustaría entregarte recomendaciones para que puedas empezar a hacerlo.
¿Cómo empezar? Te recomendamos seguir estos 6 primeros pasos.
Para ir siguiendo el paso a paso, te proponemos pensar en una fundación que apoya a niños con cáncer.
¿A qué se dedica esta institución? Ofrece una atención completa que integra el bienestar emocional y médico de los niños, a diferencia de otros centros de salud que solo se enfocan en la enfermedad.
Para esto, en los distintos tratamientos que realizan crean vivencias significativas para los niños a través de la implementación de ambientes de alta calidad, cálidos, felices y respetuosos.
Como podrás suponer, para lograr ese objetivo en esta institución trabajan muchos profesionales de distintas áreas: médicos, psicólogos, enfermeros, nutricionistas, neurólogos, terapeutas ocupacionales, etc.
Al ser un espacio tan interdisciplinario, es necesario que la información de cada paciente esté disponible y ordenada de manera digital, para que cada profesional de la salud pueda acceder de forma fácil y rápida a la ficha de los niños.
Entonces, se debe poner atención en estas 6 cosas.
- Definir y caracterizar.
- Tipos de seguimiento.
- Registro de la información.
- Definir quiénes participarán y en qué seguimientos.
- Etiquetas
- Indicadores
1.- Define y caracteriza
Supongamos que lo primero que pasará es que llegará un paciente a una determinada institución.
En este caso, un niño con cáncer a una fundación que busca ser un equilibrio entre el cuidado médico y el bienestar emocional.
Al llegar el paciente, es esencial definir y caracterizar muy bien a la «unidad de seguimiento«, es decir, a eso a lo que el equipo de trabajo le dará seguimiento.
En este caso, niños con cáncer que son pacientes de esta fundación. ¿Cómo se puede caracterizar?
Se debe definir un perfil básico que se mantendrá relativamente fijo a lo largo del tiempo: nombre, edad, género, país, etc.
Así, se puede crear una ficha para que cada profesional tenga acceso rápido y directo a los datos del paciente.
¿Cómo se vería? Seguramente parecido a esto 👇
2.- Tipos de seguimiento
Una vez que tienes a tu unidad de seguimiento definida, debes establecer los tipos de seguimiento que se le dará a cada paciente.
Pero, como podrás suponer, esto dependerá del tipo de institución que brinda el acompañamiento y de los intereses y necesidades particulares de cada caso.
Por ejemplo:
- Seguimiento médico, psicológico, nutricional, educacional, etc.
- Seguimientos administrativos o de gestión (como montos que ingresan o se gastan en torno a esa unidad).
Siguiendo el ejemplo propuesto anteriormente, podríamos diferenciar los distintos tipos de pacientes según los tratamientos específicos que cada niño recibirá.
Y a su vez, cada niño podría tener una ficha distinta para cada tipo de seguimiento.
Entonces, pensemos en el caso de un paciente de esta institución que (supongamos) necesita acompañamiento médico, psicológico y nutricional.
Tendría una ficha en donde se registrarían esos seguimientos realizados por profesionales y así se mejoraría la gestión y la coordinación del equipo médico.
3.- Registro de la información
Ahora deberás establecer qué hitos se registrarán en cada tipo de seguimiento.
Quizás esto puede ser un poco difícil de entender, así que veámoslo con el ejemplo de la fundación que te propusimos más arriba.
Supongamos que dentro de un seguimiento médico de cada niño podrían haber tres tipos de hitos:
- Chequeo médico semanal.
- Suministro de medicamentos.
- Toma de muestras para exámenes.
En cada uno de esos hitos debes definir qué tipo de información se va a registrar. Por ejemplo, en el hito del «chequeo básico semanal», puedes registrar la temperatura, presión arterial, nivel de dolor percibido (escala del 1 al 10), etc
Debes considerar que esta información luego será la base para construir distintos indicadores y que se reportará de manera periódica (diaria, semanal, mensual, etc.)
4.- Definir quiénes participarán y en qué seguimientos
Debes establecer qué profesionales participarán en el seguimiento que se brinda y en qué tipo de seguimiento participarán.
Acá hay que definir distintos tipos de profesionales, seguramente vinculados a los tipos de seguimientos creados, así como personas en específico (con nombre y apellido) asociadas a cada uno de estos tipos.
Por ejemplo, puede haber un tipo de profesional llamado «psicopedagogo» que participará en dos seguimientos (educacional y psicológico) y otros tipos más, como «médicos», «nutricionistas», etc.
Como vimos anteriormente, en el caso de esta fundación pueden ser médicos, psicólogos, enfermeros, nutricionistas, neurólogos, terapeutas ocupacionales, etc.
5.- Etiquetas
Habiendo avanzado en los pasos previos, llegó el momento de definir estados o etiquetas que te permitirán saber en qué situación está una unidad de seguimiento (en este caso, un niño que se atiende en esta fundación) de forma rápida.
¿Tipos de etiquetas o estados? Pensando en el caso hipotético de una institución médica, pueden ser «estable», «riesgo moderado» o «grave».
Así, la institución que está trabajando con niños con cáncer podrá hacer una segmentación específica para cada tipo de pacientes y así crear un espacio para que el equipo de profesionales tenga la información completa del tratamiento de cada paciente.
6.- Indicadores
Por último, puedes definir qué indicadores o información clave te gustaría obtener a partir del seguimiento que estás haciendo.
Esto puede ser útil tanto para mejorar la gestión de los equipos como para obtener información que ayudará a tu institución a reportar su impacto hacia su público objetivo o la sociedad.
En el caso de esta fundación que ayuda a niños con cáncer, con los indicadores que empiece a medir podría mejorar la experiencia de los niños y de sus familias.
Por ejemplo, al prestar atención al número de niños que en la última semana registraron problemas de nutrición o el porcentaje de pacientes que luego de un año de tratamiento se dan de alta se podrían mejorar algunas prácticas y gestiones al interior de la fundación.
¡Esperamos que estos consejos para digitalizar el seguimiento de pacientes te sean útiles!
Si bien en este post vimos la digitalización de atenciones y sus beneficios aplicados al caso de una institución que apoya a niños con cáncer, nos gustaría recordarte que esta lógica de seguimiento se puede aplicar a muchos otros casos.
¿Cuáles? Aquí algunas ideas 👇
- Adultos mayores.
- Niños y niñas en residencias.
- Pacientes y personas con alguna discapacidad.
- Tratamientos y terapias.
- Estudiantes con Necesidades Educativas Especiales (NEE).
Y recuerda que puedes ingresar a vTrack para registrar y monitorear toda la información, planificar tareas, generar reportes y mejorar la gestión de tu institución.
