Algunas veces puede ser difícil crear una convocatoria. Sobre todo, si no se tiene claro qué es lo que debe incluir un buen proceso de evaluación.
En vForm hemos tenido la oportunidad de gestionar cientos de convocatorias, realizadas por distintas instituciones, empresas y organizaciones sociales.
Eso nos ha permitido identificar buenas prácticas a la hora de crear un proceso de evaluación de una convocatoria. Y ahora, queremos entregarte todos esos aprendizajes en este artículo con 7 consejos prácticos.
¿Qué se debe incluir sí o sí?, ¿cuántas etapas se deben realizar?, ¿cómo definir los criterios de evaluación?, ¿cómo hacer una evaluación justa?
Averigua eso y más la guía definitiva para crear un buen proceso de evaluación de una convocatoria 👇
- Define las etapas de evaluación.
- Crea criterios de evaluación claros y objetivos.
- Diseña rúbricas de evaluación.
- Define la modalidad de evaluación.
- Utiliza los campos de formulario para evaluar a los postulantes.
- Considera evaluaciones cualitativas.
- Garantiza la transparencia en el proceso de evaluación.
1. Define las etapas de evaluación
Al momento de pensar en tu convocatoria, lo primero que tienes que hacer es definir las etapas que esta tendrá.
Por lo general, una convocatoria estándar tiene etapas de dos tipos:
1) Etapas de recepción de documentos
Se dispone información al postulante para que suba en un formulario. En esta etapa de recepción se recibe la información de los postulantes.
2) Etapas de evaluación
Dentro de estas, puede existir una primera etapa de admisibilidad, que será el primer proceso en donde se evaluará que los candidatos a la convocatoria cumplan con los requisitos básicos para poder ser considerados en las siguientes etapas de evaluación.
Después, las siguientes etapas de evaluación, que pueden variar en sus mecanismos de evaluación o profundidad, sirven para determinar quiénes son los candidatos o proyectos más adecuados para la convocatoria que se está presentando.
Es muy importante que para cada una de estas etapas definas de manera muy clara los criterios evaluación y se los comuniques a todos los postulantes.
¿Te parece si lo vemos con un ejemplo? 👇
Pensemos en una institución que entrega becas de educación a estudiantes de 18 años que están saliendo de cuarto medio y quieren entrar a la universidad.
Lo primero que hará esta institución es crear una etapa de recepción de antecedentes para pedir información a todos los postulantes a través de un formulario.
Luego de recolectar esos primeros datos, empiezan las etapas de evaluación de los candidatos.
Ahí, la primera etapa de evaluación será de admisibilidad. En esta etapa, lo que hacen los evaluadores del proceso, con la información de la etapa de recepción anterior, es ver qué postulantes cumplen con los requisitos mínimos para ser admisibles en la convocatoria.
En el ejemplo propuesto, supongamos que la institución define que sólo se darán becas a estudiantes chilenos de 18 años, con promedio superior a 6.0 y que estén dentro del 10% de mejores alumnos de su generación.
Entonces, en esta primera etapa de evaluación de admisibilidad se harán estos chequeos basales:
- ”¿El postulante es o no un ciudadano chileno?” ✅ o ❌
- “¿El postulante tiene o no promedio superior a 6.0?” ✅ o ❌
- “¿El postulante está dentro del 10% de mejores alumnos de su generación? ✅ o ❌
Eso le dará a esta institución un conjunto de personas que avanzarán hacia otra etapa de evaluación: todos los postulantes que son “admisibles” serán analizados ahora por un conjunto de evaluadores.
Para esta nueva etapa de evaluación se definirán nuevos criterios, que pueden ser más amplios: motivación del postulante, retribución que ese postulante va a entregarle al país, factibilidad de que el estudiante termine una carrera universitaria en el plazo correspondiente.
Revisemos esto en profundidad en el siguiente punto 👇
2. Crea criterios de evaluación claros y objetivos
Es importante entender que cada etapa de evaluación de una convocatoria tiene un conjunto de criterios de evaluación, los que deben ser claros, objetivos y relevantes.
Para cada criterio, puedes establecer un puntaje máximo y una descripción detallada de lo que se espera de cada postulante.
Siempre utiliza el lenguaje más simple posible para que sea fácil de entender por todos.
Revisemos el ejemplo anterior.
La convocatoria de la institución que ofrece las becas educacionales tiene dos etapas de evaluación:
Primero, una etapa de admisibilidad que tiene criterios binarios: sí o no.
Como vimos más arriba, se revisa si el postulante es o no chileno, si tiene o no promedio sobre 6.0 y si está o no dentro del 10% de mejores alumnos de su generación.
Los candidatos que avanzan, entran a una siguiente etapa de evaluación en la que, valga la redundancia, se evalúan otros antecedentes entregados por cada postulante.
En la siguiente etapa de evaluación, entonces, estos serán los criterios a evaluar: motivación, retribución y factibilidad.
- Motivación: se evaluará por qué el candidato quiere entrar a la universidad.
- Retribución: se evaluará cuál será el aporte al país de este candidato cuando termine una carrera universitaria.
- Factibilidad: se evaluará si el estudiante es capaz de terminar una carrera universitaria en el plazo correspondiente.
3. Diseña rúbricas de evaluación
Ya vimos que una convocatoria tiene distintas etapas, que cada etapa tiene criterios y que cada uno de estos criterios tiene un peso dentro de la etapa de evaluación en la que está.
Ahora ojo con esto: cada uno de los criterios debe tener una rúbrica, que será la mejor herramienta que tendrás para garantizar la consistencia en la evaluación de las distintas postulaciones a tu convocatoria, porque te permitirá ser muy objetivo.
A su vez, cada rúbrica tiene dimensiones, que es donde finalmente se evaluará a los postulantes.
Y cada dimensión tiene un peso determinado dentro de la rúbrica de evaluación de los criterios.
Por esto, debes diseñar rúbricas para cada criterio que estés evaluando, con una escala de puntaje clara.
Revisemos nuestro ejemplo.
La institución que ofrece becas a estudiantes está evaluando 3 criterios a los postulantes que ya superaron la primera evaluación de admisibilidad: motivación, retribución y factibilidad.
Supongamos que el criterio “motivación” tiene un peso respecto a esta etapa de evaluación de un 30%. La institución podría evaluar ese criterio con nota de 1 a 5 en una dimensión: carta que los candidatos envíen contando por qué quieren entrar a la universidad.
También, podríamos suponer que el criterio “retribución” tiene un peso de 25% respecto a la etapa, y que se podría evaluar con nota de 1 a 5 en dos dimensiones:
- El postulante tiene intenciones de trabajar en el sector público cuando salga de la universidad (30%).
- Los conocimientos que obtendrá el postulante en la carrera universitaria que quiere estudiar serán un aporte al país (70%).
Y por último, pensemos que el criterio “factibilidad” tiene un peso de 45% en esta etapa y que también se mide en dos dimensiones.
- Promedio de notas que el postulante obtuvo en la enseñanza media (80%).
- Conducta del postulante durante su etapa escolar (20%).
4. Define la modalidad de evaluación
¿El proceso de evaluación lo definirá un comité de expertos o una sola persona?
Estas dos modalidades de evaluación pueden ser correctas, pero es importante que elijas la que mejor se adecúe a la convocatoria que estás creando.
Lo que debes hacer sí o sí es asegurar que todos los evaluadores estén capacitados para utilizar correctamente la modalidad de evaluación que se seleccionó.
En el ejemplo de la institución que ofrece becas estudiantiles, se podrían crear distintos grupos de expertos para que evalúen los distintos criterios.
Por ejemplo:
Un grupo compuesto por psicólogos podría analizar el criterio “motivación”, otro grupo interdisciplinario experto en impacto social podría estar a cargo del criterio “retribución” y un grupo de académicos podría evaluar el criterio “factibilidad”.
💡Si estás pensando en lanzar tu convocatoria, es importante que sepas que en vForm puedes elegir entre diferentes modalidades de evaluación.
5. Utiliza los campos de formulario para evaluar a los postulantes
Según lo que hemos visto hasta acá, el proceso de una convocatoria estándar funciona más o menos así: primero una etapa de recepción de antecedentes donde los postulantes entregan información mediante un formulario y después una o más etapas de evaluación (cada una con sus respectivos criterios).
A cada uno de esos criterios, se le deben asociar una o más respuestas que se recibieron durante la etapa de recepción de antecedentes, según sea relevante para hacer la evaluación respectiva.Por ejemplo, para evaluar el antecedente “factibilidad”, los evaluadores necesitan las respuestas del postulante en estas preguntas que se hicieron en las siguientes secciones del formulario de la etapa de recepción de antecedentes:
- Promedio de notas de Iº a IVº medio.
- Anotaciones en el libro de clases que el estudiante recibió de Iº a IVº medio.
¿Para qué sirve todo esto?
La gracia es que el evaluador no perderá tiempo buceando entre todo el formulario de postulación lo que le sirve para evaluar un determinado criterio, sino que va directo al grano.
6. Considera evaluaciones cualitativas
Es muy recomendable que se le pueda dar espacio al evaluador para que registre su apreciación personal sobre cada candidato, y que eso después se considere para tomar una decisión sobre cada postulante.
Por ejemplo, se les puede preguntar a los evaluadores:
- “¿Qué fortalezas y debilidades tiene este candidato?”
- “En tu opinión, ¿este candidato merece ganarse la beca?”
En vForm, los evaluadores pueden dejar comentarios y notas sobre cada postulante. Si animas a que cada evaluador deje comentarios constructivos y específicos, cada postulante podrá mejorar su desempeño en una futura convocatoria.
7. Garantiza la transparencia en el proceso de evaluación
La transparencia es muy importante para poder hacer una evaluación justa y efectiva.
¿Qué hacer? Garantiza estas cosas 👇
- Que los postulantes puedan ver sus puntajes ✅
- Que los postulantes rechazados puedan entender por qué no fueron seleccionados ✅
- Genera informes detallados que muestren cómo se llevó a cabo el proceso de selección y evaluación ✅
- Genera mecanismos para que evaluadores puedan abstenerse de evaluar en caso de conflictos de interés ✅
¿Cómo hacer un buen proceso de evaluación para una convocatoria?
Si quieres poner en práctica los consejos que te dejamos en esta guía, te recomendamos usar vForm, nuestro software de gestión con el que ahorrarás tiempo y digitalizarás tus convocatorias de principio a fin.
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