Al pensar en la gestión de convocatorias, ya sea para becas, admisiones o fondos concursables, es fundamental conocer los tipos de formularios que existen. Esta herramienta digital permite que las organizaciones gestionen grandes volúmenes de datos de manera rápida y ordenada.
Ahora bien, es importante saber que no todos los formularios son iguales, y elegir el adecuado puede marcar la diferencia entre una convocatoria exitosa y una que no lo sea.
Por eso, en este nuevo artículo del blog de Vinko analizaremos en profundidad los tipos de formularios que tienes que conocer para gestionar convocatorias.
- Qué son los formularios en línea y cuáles son sus ventajas.
- Tipos de preguntas comunes en formularios.
- Tipos de formularios para convocatorias.
- Herramientas para crear formularios.
1. Qué son los formulario en línea y cuáles son sus ventajas
Al hablar de formularios, es importante tener claro que son herramientas digitales que permiten recopilar información de manera estructurada. Por esta razón, son especialmente útiles para gestionar convocatorias debido a sus múltiples ventajas.
¿Por qué? Revisemos 4 ventajas que entregan los formularios en línea.
- Accesibilidad: Los formularios en línea son accesibles desde cualquier dispositivo, lo que permite a los postulantes participar sin limitaciones geográficas o de tiempo.
- Eficiencia: Al automatizar el proceso de recolección de datos, los formularios en línea ahorran tiempo tanto para los organizadores como para los postulantes. No hay necesidad de revisar formularios impresos ni de manejar grandes cantidades de papeleo. Esto, además, evita los errores humanos.
- Costo: Implementar formularios digitales reduce significativamente los costos asociados con impresión, envío y almacenamiento de documentos físicos.
- Análisis de datos: Los formularios digitales permiten una recopilación y análisis más eficiente de los datos, facilitando la creación de reportes y el seguimiento de resultados en tiempo real.
Además, los formularios en línea facilitan la estandarización de las respuestas, lo que simplifica la comparación entre postulantes y garantiza que se recopile la información clave de forma uniforme.
Al integrarlos con otras herramientas digitales, como plataformas de gestión de datos o software de automatización, las organizaciones pueden optimizar aún más el flujo de trabajo, desde la recepción de aplicaciones hasta la selección final.
2. Tipos de preguntas comunes en formularios
¿Cómo preguntar en estos formularios? Dependiendo de los tipos de formularios, se pueden hacer distintos tipos de preguntas. Revisemos ahora los más comunes y en qué consisten 👇
- Texto: Su principal atributo es que permite respuestas abiertas, ideales para preguntas donde se necesita una descripción detallada. Ejemplo: “Describe tu experiencia laboral previa».
- Numérica: Son muy útiles para obtener respuestas cuantificables, como edades o años de experiencia. Ejemplo: “¿Cuántos años de experiencia tienes en el área?”
Tipos de formularios - Opción múltiple: Aquí se entregan distintas respuestas predefinidas para que el usuario seleccione una. Ejemplo: “¿Cuál es tu nivel de educación? (Secundaria, Técnico, Universitario, etc.)”
- Lista desplegable: Es parecida a la opción múltiple, pero en formato desplegable para ahorrar espacio visual. Ejemplo: “Selecciona tu país de residencia».
- Checkbox: Permite seleccionar varias opciones simultáneamente. Ejemplo: “¿Cuáles de los siguientes idiomas hablas? (Inglés, Francés, Alemán, etc.)”
3. Tipos de formularios para convocatorias
Revisemos ahora cómo son los tipos de formularios que comúnmente se ocupan para hacer convocatorias.
3.1 Formulario de postulación a becas
Es muy común que este tipo de formulario se utilice para recibir aplicaciones de estudiantes que buscan financiamiento educativo. Generalmente, se pide información sobre los logros académicos, la situación socioeconómica y las metas personales del postulante.
Preguntas ejemplo:
- ¿Cuáles son tus principales logros académicos y extracurriculares?
- ¿Cuál es tu motivación para ganar la beca?
- ¿Tienes alguna necesidad especial que la institución deba considerar?
3.2 Formulario de admisión educativa
Las instituciones educativas usan este tipo de formulario para recolectar todo tipo de datos de posibles estudiantes. Es común que se solicite información sobre la formación previa, intereses académicos y razones para querer estudiar en una institución.
Preguntas ejemplo:
- ¿Qué carrera o programa quieres cursar en nuestra institución?
- ¿Tienes algún título académico ?
- ¿Por qué elegiste nuestra universidad/centro educativo para continuar con tus estudios?
3.3 Formulario de postulación a fondos
Las organizaciones y/o empresas lo usan para evaluar proyectos que buscan financiamiento. Generalmente incluyen preguntas sobre los objetivos del proyecto, el impacto social o económico y el presupuesto requerido.
Preguntas ejemplo:
- ¿Cuál es el propósito principal de tu proyecto?
- ¿Cuál es el presupuesto necesario para llevar a cabo tu proyecto?
- ¿Qué impacto social o económico esperas que tenga tu proyecto en la comunidad?
3.4 Formulario de postulación a premios
Como dice su nombre, este formulario se usa para postular a personas o grupos a un reconocimiento específico. Se enfoca en destacar los logros relevantes, contribuciones y el impacto de la persona o equipo en determinada área.
Preguntas ejemplo:
- ¿Qué logros consideras que te hacen merecedor del premio?
- ¿Cómo has contribuido al desarrollo de tu comunidad o industria?
- ¿Qué metas tienes a futuro que te gustaría alcanzar tras recibir este reconocimiento?
3.5 Formulario de declaración de conflicto de intereses
Está diseñado para asegurar la transparencia en los procesos de selección. Por lo general, en este tipo de formulario se pide a los postulantes que revelen cualquier relación personal o profesional que pueda influir en la imparcialidad de un proceso.
Preguntas ejemplo:
- ¿Tienes algún vínculo profesional con dicha empresa o entidad?
- ¿Has trabajado con alguna de las partes interesadas en los últimos dos años?
- ¿Tienes alguna relación familiar con algún miembro del comité de selección?
3.6 Formulario de licitaciones público/privadas
Este tipo de formulario se emplea en procesos de contratación o licitación. Se solicita información detallada sobre la oferta de productos o servicios, los plazos de entrega y el presupuesto de la propuesta.
Preguntas ejemplo:
- ¿Cuál es el monto total de tu propuesta económica para este proyecto?
- ¿Qué experiencia tiene tu empresa en proyectos similares?
- ¿Cuál es el plazo estimado de ejecución de tu propuesta?
3.7 Formulario de inscripción de proveedores
Las empresas lo ocupan para registrar nuevos proveedores de bienes o servicios. Generalmente, se solicita información sobre la empresa y sus productos o servicios.
Preguntas ejemplo:
- ¿Cuál es el rubro de tu empresa y qué productos/servicios ofreces?
- ¿Qué certificaciones de calidad o normativas cumples?
- ¿Tienes experiencia previa como proveedor para empresas del sector?
4. Herramientas para crear formularios
Ahora que ya hemos revisado en profundidad los tipos de formularios, sus ventajas y los que generalmente se ocupan para hacer convocatorias, es momento de que conozcas las dos mejores herramientas que existen para hacerlos.
4.1 Google Forms
El principal atributo de esta herramienta es que permite crear formularios en línea de manera sencilla, rápida y gratis si posees una cuenta de Google.
Tiene una interfaz muy intuitiva y es fácil recopilar respuestas. Además, los formularios pueden personalizarse con diferentes tipos de preguntas, como texto, opción múltiple y casillas de verificación. También permite que las respuestas se recopilen automáticamente en Google Sheets, lo que facilita el análisis de datos.
A la hora de analizar sus desventajas, es bueno saber que tiene funciones limitadas para hacer análisis complejos de datos, lo que a veces hace difícil la gestión para convocatorias con varios postulantes. Además, tiene pocas opciones para personalizar diseños.
4.2 vForm
Si después de ver los distintos tipos de formularios que existen estás pensando en hacer una convocatoria, vForm será tu mejor aliado a la hora de crear uno. Revisemos por qué 👇
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- Evaluación en línea: Podrás gestionar todo el proceso de evaluación de la postulación mediante criterios personalizados, automáticos y rúbricas flexibles que te permitirán seleccionar a los mejores candidatos.
- Monitoreo de postulantes: A diferencia de Google Forms, con vForm puedes saber exactamente cuántos candidatos aún no terminan su postulación, en qué etapa están y cuál es el porcentaje general de avance de la convocatoria con estadísticas y gráficos en tiempo real.
- Mensajería y recordatorios: Una vez que sabes quiénes son los postulantes que están más avanzados o más retrasados, puedes comunicarte directamente con ellos a través de mensajería masiva y recordatorios automáticos para aumentar la tasa de inscritos antes que finalice la convocatoria.
Con esta herramienta digital, puedes evaluar y seleccionar postulaciones, automatizar tareas, generar reportes y controlar tu convocatoria por completo, en un solo lugar.
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