Cómo Fundación Angelini eliminó un mes de trabajo manual en la consolidación de datos de beneficiarios
Automatizando el seguimiento de beneficiarios con vTrack logró que los datos estén disponibles desde el primer día. Además, con el uso de vForm el directorio y la familia pasaron a participar activamente en la evaluación de proyectos.
1 mes ahorrado
al año en extracción manual de datos
30
nuevos proyectos monitoreados en 2025
2 personas
conforman el equipo operativo
Fundación Angelini nace de la familia Angelini, que busca contribuir activamente a la construcción de una mejor sociedad. A través de distintos fondos financia proyectos de educación orientados al desarrollo integral de niños, niñas y jóvenes en Chile. La familia aporta los recursos y participa directamente en la gobernanza y en la selección de los proyectos que se financian.
Durante sus primeros tres años la parte operativa estuvo en manos de una sola persona. Con el crecimiento del portafolio se volvió necesario estructurar los procesos y centralizar la información. En ese contexto llegó Vinko. Hoy, con los procesos más maduros, el equipo sumó una segunda persona.
El desafío
Evaluación engorrosa, difícil de abrir al directorio
Evaluar proyectos era un proceso lento y pesado. El formato en planillas Excel hacía difícil sumar al directorio y a la familia al proceso. Navegar columnas, leer documentos extensos y dedicar horas de revisión limitaba la participación.
Un mes al año perdido en datos
Al cierre del año consolidar los datos de beneficiarios de los fondos adjudicados implicaba revisar cada informe manualmente, extraer cifras, verificar sobredimensionamientos y homologar categorías distintas antes de armar los reportes.
«Al cierre del año, cuando había que consolidar los datos de beneficiarios de todos los proyectos financiados, yo me demoraba por lo menos un mes. No en sistematizar los datos, sino en el paso previo: pedirle a cada organización que los desglosara, verificar los que estaban sobredimensionados, homologar categorías distintas. Una vez que terminaba todo ese proceso recién podía ponerme a hacer los gráficos”.
Magdalena Palma
Directora Ejecutiva de Fundación Angelini
Información dispersa, difícil de compartir
La documentación de cada proyecto estaba guardada en archivos en la nube. El sistema funcionaba para quien creaba los documentos. Resultaba poco accesible y difícil de entender para terceros.
La solución
Evaluación engorrosa, difícil de abrir al directorio
Las organizaciones que llegan a vForm ya vienen preseleccionadas. En vForm ocurre la evaluación propiamente tal. La fundación diseña el formulario a la medida de cada convocatoria y activa un flujo con rúbricas y ponderaciones claras. El proceso resulta intuitivo y el directorio junto con la familia comenzaron a participar de forma creciente.
«El proceso nos permitió pedirles a las organizaciones exactamente lo que necesitábamos, con criterios muy claros. Evaluar se volvió tan intuitivo que cada vez más personas del directorio y de la familia se sumaron. Para mí eso es un gran logro».
Magdalena Palma
Directora Ejecutiva de Fundación Angelini
Información siempre disponible
Los proyectos seleccionados ingresan sus datos directamente a vTrack en campos predeterminados. La información queda disponible para análisis desde el momento en que se ingresa.
También se centraliza toda la información del proyecto: teoría de cambio, indicadores, presupuestos, rendiciones, documentación legal y actas. Cada director cuenta con su propio acceso a la plataforma y puede revisar el estado de cualquier proyecto en tiempo real sin depender del equipo operativo.
«Hoy el proceso de consolidación de datos de beneficiarios está automatizado. Las organizaciones ingresan la información directamente en campos predeterminados y ese mes de trabajo desapareció. Todos reportan la información bajo el mismo criterio”.
Magdalena Palma
Directora Ejecutiva de Fundación Angelini
Los resultados
El directorio evalúa y la adjudicación es transparente
Lo que antes estaba concentrado en el equipo operativo ahora involucra activamente al directorio y a la familia. Las reglas son claras para todos.
Mejor información, mejores proyectos
Las convocatorias solicitan información precisa desde el inicio. La calidad de las postulaciones mejoró y las organizaciones comprenden con claridad lo que se espera de ellas.
Un mes de trabajo manual que desapareció
Los datos de beneficiarios se estructuran desde el origen. El cierre de año ya no requiere semanas de extracción ni limpieza de información.
Transaparencia institucional en tiempo real
Los directores ingresan a la plataforma con su propio acceso, revisan avances y consultan proyectos específicos. La conversación institucional se volvió más directa y basada en información.
Escala sin crecer el equipo
Durante años una sola persona gestionó convocatorias y entre 20 y 30 proyectos activos. Vinko permitió sostener ese volumen de trabajo.
«Lo que más valoro de Vinko es la conversación cercana y a la medida, que nos permite cumplir nuestro propósito con cada vez mayor profesionalización».
Magdalena Palma
Directora Ejecutiva de Fundación Angelini