Sabemos que definir una convocatoria -ya sea un fondo concursable, beca, premio, concurso u otro- puede tomar mucho tiempo. Por eso, queremos compartir contigo un listado de 7 consejos esenciales para ayudarte en esta tarea a partir de nuestra experiencia apoyando a más de 100 convocatorias con vForm.
Define con tiempo las bases de tu convocatoria
Sé explícito en el objetivo de tu proceso y en el público objetivo que esperas que participe. Establece criterios de evaluación para determinar los postulantes que mejor satisfagan el propósito de tu convocatoria, e incluye las consideraciones legales pertinentes a tu proyecto.
Determina las etapas y fechas que tendrá tu convocatoria
Prioriza que tu convocatoria tenga el menor número de etapas posibles, ya que esto te ahorrará tiempo de gestión y aumentará los postulantes interesados. Considera etapas de evaluación separadas a las de admisibilidad, y establece filtros específicos para clasificar a los postulantes.
Define los criterios de evaluación
Establece la etapa en que se evaluará cada criterio, su ponderación y su rúbrica de evaluación. Define explícitamente qué información necesitas para evaluar cada uno, y considera un espacio para que los revisores puedan ingresar comentarios en cada evaluación.
Crea el formulario de postulación de tu proceso
Crea sólo las preguntas necesarias para evaluar los criterios y considera cómo utilizarás esta información, para así definir adecuadamente su formato (texto, numérico, archivo, etc.). Define secciones y mensajes de ayuda en el formulario, para así mejorar la experiencia del postulante.
Define a tu equipo de trabajo y sus roles
Define al equipo que participará en la gestión y el monitoreo de la convocatoria, y establece claramente sus roles (resolución de dudas, revisor, etc.). No subestimes el tiempo asociado a las etapas de evaluación y considera a un grupo de revisores “suplentes” en caso de imprevistos.
Crea y difunde insumos de apoyo
Incluye recursos informativos de tu convocatoria, como videos tutoriales, documento de preguntas frecuentes, infografías y más. Difúndelos en las redes sociales más visitadas por tu público objetivo y crea estrategias para que estos sean compartidos (por ejemplo, concursos).
Establece canales de comunicación
Informa previamente cuáles serán los medios oficiales de comunicación, así podrás mantenerte en contacto con los postulantes ante cualquier eventualidad. Además, siempre es bueno indicar tiempos de espera de respuesta y así disminuir la ansiedad de tus postulantes.
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