Servicios adicionales al licenciamiento
Conoce nuestros servicios y/o funcionalidades adicionales (opcionales) al licenciamiento de vForm que optimizan la experiencia de uso y ahorro en tiempo que provee la plataforma.
Consultoría estratégica
Los ayudamos a definir estratégicamente y planificar su convocatoria, para que todo salga perfecto.
En concreto:
1. Compartiremos un breve cuestionario para medir el desarrollo de 5 aspectos clave de la convocatoria.
2. Tendremos una reunión (1 hora) para crear plan de trabajo con acciones concretas de los puntos por mejorar.
3. Los acompañaremos en la implementación de estas mejoras resolviendo sus dudas y entregando sugerencias.
4. Tendremos una reunión de cierre (1 hora) para evaluar el progreso y coordinar los pasos a seguir en base a esto.
- Casos de uso: Antes de comenzar tu proceso, te ayudamos a revisar tu proceso y entregar una consultoría para entregar recomendaciones de mejora.
- Beneficios: Comienza tu proceso con la tranquiidad de haber sido asesorado por un experto y con lo necesario para funcionar sin problemas.
Revisión y mejora de bases y formulario
Analizamos sus bases y formulario y les hacemos sugerencias de información a incorporar y precisar. En concreto:
1. Recibimos su documento actual de bases y formulario de postulación.
2. Realizamos una evaluación exhaustiva y entregamos un nivel de desempeño en 5 aspectos.
3. En base a la evaluación obtenida y falencias detectadas, entregamos recomendaciones de mejora.
4. Finalmente, les compartirmos plantillas de bases y formularios para que puedan utilizarlas de referencia.
- Casos de uso: Antes de publicar tu convocatoria, te entregamos recomendaciones de mejora en base a tu proceso de postulación y bases legales de tu proyecto.
- Beneficios: Recibe recomendaciones de un experto en base a tu formulario de postulación y bases legales para que tengas la certeza que estás preguntando de la mejor manera los diferentes aspectos de tu formulario y la tranquilidad de tener bases sólidas en tu proceso.
Bases inclusivas
A partir de las bases de tu convocatoria, creamos tres versiones de esta información para poder ampliar las personas que pueden acceder a la convocatoria, mediante un enfoque inclusivo. Estas son: pictograma, audiolibro y video con lengua de señas.
- Casos de uso: Para cuando necesites ampliar el foco de tu convocatoria y atraer a nuevas personas a postular, Vinko te ayuda a modificar tus bases para lograr este requerimiento.
- Beneficios: Logra convocatorias más incluisvas con acceso universal y amplía tu rango de postulantes.
Email institucional propio
Este adicional consiste en que el envío de la mensajería vía email del software provenga de un correo institucional propio (por ejemplo, correoejemplo@gmail.com) y no del correo estándar notificaciones@vform.cl. Esto permitiría que los postulantes respondan directamente al correo electrónico que reciban desde vForm, y con eso facilitar la comunicación hacia el equipo administrador del proyecto.
- Casos de uso: Cada vez que mandes una notificación o correo electrónico desde la plataforma, este saldrá desde una casilla de correo propia que escojas previamente.
- Beneficios: Mantener una sola imagen de marca al tener toda la comunicación desde correos de la institución y así evitar confusión entre los postulantes. Además de recibir las respuestas que puedan generar los receptores de los correos electrónicos.
Dominio propio
Realizamos las configuraciones para que la URL del sitio tenga dominio propio (por ejemplo, convocatorias.empresa.com), en vez del dominio “vform.io” (por ejemplo, empresa.vform.io). Esta configuración no abarca los costos de elementos informáticos asociados al dominio propio (compra dominio, certificado SSL, gestión DNS, CDN, WAF, protección DDoS, etc.) ya que estos suelen ser proporcionados por el área TI de cada institución.
- Casos de uso: Cuando necesites camuflar la url vform por una url corporativa para que así tu imagen corporativa se vea en todo el sitio web.
- Beneficios: Manten tu comunicación clara en base a tu marca transformando a vForm en prácticamente un desarrollo a la medida.
API para consulta de información
Entregamos acceso y apoyamos la configuración de nuestra API (https://www.vform.cl/documentation) para que el cliente pueda extraer (no poblar, ni actualizar, ni modificar) todo tipo de datos de los usuarios e iniciativas hacia sus sistemas. Esto permite, luego de la integración, se pueda descargar información hacia el sistema interno del cliente con el cual se esté integrado. Incluye una reunión de 1 HH con nuestro equipo de TI para coordinación.
- Casos de uso: Si rescatar toda la información generada en vForm y alojarla en tus sistema de forma automática, como por ejemplo PowerBI, la API te permitirá hacer esto.
- Beneficios: Mantén comunicado vForm a tus sistemas de forma automática sin necesidad de doble digitar información.
Apoyo en difusión
Realizamos cuatro acciones complementarias de difusión.
1. Enviamos un email a todos los usuarios registrados en su sitio de vForm, invitándolos a participar.
2. Enviamos un email a toda nuestra BBDD de personas que continuamente buscan convocatorias.
3. Publicamos en nuestras redes sociales 2 publicaciones invitando a postular al fondo.
4. Publicamos en nuestro portal de difusión de convocatorias una entrada destacada de su convocatorias.
- Casos de uso: Cuando necesites apoyo comunicacional, Vinko te apoya a llegar a un público mayor para el éxito de tu convocatoria.
- Beneficios: Logra llegar a un mayor público y obtén mayor cantidad de postulaciones en tus convocatorias mediante el apoyo en la difusión.
Webinar para postulantes
Realizamos un webinar en el que ustedes puedan invitar a su público objetivo y nosotros en vivo les mostramos cómo se usa la plataforma de postulación, directamente en el sitio que usarán. Este tipo de iniciativas es bien relevante para la difusión de la convocatoria y para hacer más fácil el proceso hacia los postulantes. Luego nosotros les compartimos la grabación del evento.
- Casos de uso: Si necesitas apoyo de capacitar a los postulantes de tu convocatoria, Vinko te apoya mediante videollamadas para que tu público entienda como postular a la convocatoria.
- Beneficios: Mantén a tu público informado y con conocimiento de como se lleva el proceso, transforma tu proceso digital en algo mucho más cercano con las comunidades que postulan.
Video tutorial postulantes
Realizamos un video tutorial que muestra el flujo del usuario postulante ingresando una postulación a la convocatoria (ver este ejemplo). Este video es grabado específicamente en el sitio de la convocatoria y es editado para que cumpla con la imagen de marca del proyecto. Este recurso es de gran utilidad para proveer a los postulantes de un material didáctico sobre cómo ingresar una postulación, de inicio a fin, en vForm.
- Casos de uso: Podrás comunicar todo el proceso de postulación para que el postulante pueda seguir los pasos a través de un video, lo cual le ahorrará tiempo a tu equipo de trabajo.
- Beneficios: Mostrar de manera rápida y didáctica los pasos a seguir para postular en la plataforma y así evitar consultas sobre el uso de la plataforma.
Video tutorial revisor
Realizamos un video tutorial que muestra el flujo del usuario revisor evaluando las postulaciones que le han sido asignadas. Este video es grabado específicamente en el sitio de la convocatoria y es editado para que cumpla con la imagen de marca del proyecto. Este recurso permite entregar al comité evaluador un material didáctico sobre cómo evaluar las postulaciones según los criterios establecido en las bases de la convocatoria.
- Casos de uso: Si alguno de los revisores asistió a alguna de nuestras capacitaciones o son personas externas a la empresa o quieres entregarle apoyo, entonces este tutorial será una gran herramienta para desarrollar todo el proceso donde podrás dejarle en un video el cómo se evalúa en la plataforma.
- Beneficios: Es un video que estará disponible para que el revisor lo consulte cada vez que sea necesario el flujo de la plataforma para evaluar.
Módulo de mensajería y recordatorios masivos
Habilitamos un espacio en su cuenta de administración para que puedan enviar masivamente emails a los postulantes. Con esto podrán avisar de noticias, extensiones de plazo, alertas de cierre y más directamente en vForm. Esto agiliza mucho la comunicación y reduce los tiempos de gestión.
- Casos de uso: Si necesitas avisar la extensión de plazos por ejemplo, la mensajería masiva te ayudará a hacerlo de forma rápida y segmentada además de cualquier otro tipo de comunicación que desees.
- Beneficios: Mantén a tus postulantes al día de todas las novedades del proceso sin la necesidad de salir de la plataforma, descargar BBDD y de ocupar otros medios de mensajería.
Módulo de preguntas y respuestas
Habilitamos un espacio para que los postulantes puedan hacer preguntas sobre la convocatoria. Luego ustedes pueden responderlas, y además, estas preguntas y respuestas pueden ser publicadas para que todos los postulantes puedan verlas. Así no tienen que responder una misma pregunta varias veces y hacen más transparente todo el proceso.
- Casos de uso: Si no quieres estar respondiendo constantemente las mismas dudas, este módulo es una excelente alternativa ya que todas las preguntas y sus respuestas quedan publicadas para que todos las puedan ver.
- Beneficios: Facilita la comunicación con el postulante y ahorra tiempo en repetir respuestas.
Chat en vivo
Habilitamos un chat en vivo para que los usuarios postulantes y/o seleccionados de la plataforma podrán comunicarse directamente en vForm con el equipo administrador de la convocatoria, y con ello hacer más simple y rápido el intercambio de información entre todas las partes. Este valor considera 1 usuario «agente» respondiendo consultas durante (12) meses.
- Casos de uso: Si necesitas mejorar la experiencia de postulación del postulante, con el chat en vivo podrás responder al instante y de forma personalizada cada duda que se genere del proceso.
- Beneficios: Tener una comunicación más fluida y directa con el postulante. Ayudar al instante con un inconveniente que tengo el postulante. Además, los administradores tienen acceso a todos los historiales de conversación, los cuales se pueden filtrar y buscar para reconocer rápidamente los problemas de los postulantes.
Chatbot para dudas de postulantes
Habilitamos un chat en vivo para que los postulantes puedan hacer preguntas sobre la convocatoria (teniendo como referencia el documento de sus bases), el cual responderá automáticamente a sus consultas. Para ello, se basará en algoritmos de inteligencia artificial, lo que ahorrará tiempo al equipo administrador de procesos.
- Casos de uso: Si necesitas mejorar la comunicación con tus postulantes y que estos puedan aclarar dudas de forma automática mediante IA podrás apoyarte en el chatbot para mantener a los postulantes informados y claros sobre el proceso.
- Beneficios: Manten informados y claros sobre tu convocatoria a todos los postulantes mediante una herramienta de soporte automatizado.
Rendición financiera/técnica y seguimiento de adjudicados
Proceso de rendición financiera/técnica o seguimiento para los ganadores o adjudicados de la convocatoria. Esto permite dar un espacio para que los adjudicados suban comprobantes de gastos (boletas, facturas, etc.), registren y carguen un respaldo de las actividades realizadas (fotos, testimonios, etc.) y/o completen algún informe de cierre o autoevaluación de la convocatoria.
- Casos de uso: Cuando quieras hacerle seguimiento a los ganadores de un proyecto podrás hacerlo en la misma plataforma y con las mismas credenciales para así centralizar la rendición de dineros entregados o cualquier otro tipo de beneficio.
- Beneficios: Tener todo el proceso en la misma plataforma y asi poder ocupar la misma base de datos que has usado durante el proceso entre otros beneficios.
Encuesta de satisfacción y/o medición de impacto
Al cabo de un tiempo posterior a la ejecución de los proyectos, publicamos un formulario en el que los ganadores pueden registrar datos del impacto generado por sus proyectos (beneficiarios, resultados, etc.), para que así puedan calcular el impacto social de la iniciativa y mejorar el proyecto. Estas mismas encuestas también pueden utilizarse para medir otras cosas, como la satisfacción con la convocatoria y más. Les enviaremos recordatorios para que completen la información y te daremos estadísticas del proceso.
- Casos de uso: Si necesitas medir la satisfacción de tu proceso o datos importantes, podemos entregar el servicio de realización de encuestas de satisfacción.
- Beneficios: Tener retroalimentación sobre las opiniones de los postulantes para así tomar acciones de mejoras en próximas convocatorias.
Nurturing y comunicación constante
Habilitamos la mensajería masiva de la institución para que puedas comunicarte con todos tus usuarios registrados en vForm en momentos distintos al de la convocatoria. De esta forma, podrás invitarlos a charlas y eventos, informarlos de temas relevantes y, en definitiva, hacerlos parte activa de tu comunidad. Para hacerte más fácil el proceso, nuestra mensajería tiene plantillas para distintos tipos de comunicación, y entrega estadísticas de apertura, clicks y más para que puedas entender a tu audiencia e ir mejorando los envíos.
- Casos de uso: Si necesitas mantener una comunicación constante con tu historial histórico de postulaciones, independiente si la convocatoria se encuentra cerrada.
- Beneficios: Mantén todo en un mismo lugar, no solamente una convocatoria si no que toda la comunicación que necesites dentro de vForm.
