Organizar y gestionar una convocatoria es una tarea compleja que no termina cuando cierras el plazo de postulaciones. De hecho, el trabajo posterior es igual de importante para asegurar que tus objetivos se cumplan y para sentar las bases de futuras convocatorias más efectivas. En esta nota de blog, te presentamos una guía completa y ordenada de las actividades clave que puedes realizar después de finalizar tu convocatoria.
1. Revisión inicial: postulaciones incompletas
Inicia revisando cuántas postulaciones quedaron en estado de creación o incompletas. Utiliza herramientas como vForm para filtrar a estos postulantes y, si aplica, contáctalos para entender por qué no finalizaron el proceso. Esto no solo puede proporcionar datos valiosos sobre posibles barreras en tu formulario o proceso, sino que también podría recuperar interesados para convocatorias futuras.
2. Identificar preguntas sin responder o mal respondidas
Analiza los campos del formulario para identificar preguntas que hayan quedado sin respuesta o que fueron mal interpretadas en las postulaciones completas e incompletas. Esto puede ayudarte a determinar si ciertas preguntas eran realmente necesarias o si necesitan una redacción más clara.
3. Solicitar feedback a los postulantes
Realiza una encuesta para conocer la experiencia de los participantes con el proceso. Pregunta sobre aspectos como la claridad del formulario, los tiempos asignados y la calidad de la comunicación. Esto te brindará información valiosa para afinar futuros procesos y entender cómo fue la experiencia de los usuarios.
4. Evaluar tiempos de cada etapa
Revisa si los tiempos asignados a cada etapa de la convocatoria fueron suficientes o si necesitas realizar ajustes. Esto incluye tanto el tiempo para completar el formulario como el dedicado a la evaluación de las postulaciones.
5. Revisar el desempeño del equipo evaluador
Analiza el tiempo que tomó cada jurado para completar las evaluaciones y si se ajustaron al flujo esperado. Esto te permitirá detectar cuellos de botella y proponer estrategias para optimizar el proceso en futuras convocatorias.
6. Monitorear resultados y medir impacto
Mide el éxito de la convocatoria comparando los resultados obtenidos con los objetivos iniciales. Algunos indicadores clave pueden incluir el ratio de postulaciones iniaciadas sobre postulaciones enviadas, número total de postulaciones recibidas, la calidad de las propuestas y el alcance general de la convocatoria.
7. Actualizar bases de datos
Asegúrate de actualizar tu base de datos con la información de los postulantes. Esto incluye tanto a los seleccionados como a los participantes no elegidos, quienes podrían estar interesados en futuras oportunidades. Por otro lado, esta base de datos tiene muchos postulantes que podrían volver a interactuar con tu organización en futuras convocatorias. Puedes desarrollar contenido de valor y enviárselo de manera frecuente para que se mantengan activos.
8. Hacer ajustes al formulario
Con los datos recopilados en los pasos anteriores, realiza los ajustes necesarios en el formulario. Esto incluye eliminar preguntas irrelevantes, mejorar la redacción de las secciones confusas y agregar campos que puedan aportar más valor al proceso, además de probar con nuevos tipos de preguntas.
9. Genera un análisis y reporte final
Elabora reportes con los datos principales de la convocatoria: cantidad de postulaciones, perfiles seleccionados, tasa de abandono, etc. Evalúa KPIs como la cantidad de postulaciones recibidas vs. esperadas, la tasa de abandono en cada etapa y el tiempo promedio de evaluación por postulado. Estas métricas son fundamentales para entender cómo mejorar en el siguiente proceso.
10. Planificar mejoras para la próxima convocatoria
Finalmente, usa toda la información recopilada para definir ajustes necesarios en el flujo, las herramientas y la comunicación. Esto te permitirá optimizar la experiencia y los resultados de futuras ediciones.
Realizar estas actividades después de que termine una convocatoria no solo mejora la calidad de tus procesos, sino que también incrementa la satisfacción de los postulantes y fortalece la reputación de tu organización. Con herramientas como vForm, puedes automatizar gran parte de estas tareas, facilitando la gestión y garantizando resultados óptimos.
