¿Eres parte de una institución que ofrece programas sociales, o que apoya a personas en situación de vulnerabilidad o que necesitan de algún tipo de acompañamiento?
Entonces te recomendamos leer este artículo 😏
Probablemente en tu equipo trabajan distintos profesionales que dan seguimiento y atención personalizada hacia distintos proyectos sociales, o bien hacia un grupo de personas o pacientes.
En tu caso, esto puede ser un programa educativo de apoyo a comunidades, el acompañamiento a personas con alguna discapacidad, apoyo a niños o niñas con alguna enfermedad grave o en situación de vulnerabilidad, atención de adultos mayores y más.
Y, como sabrás, es fundamental que tu equipo pueda trabajar de manera coordinada y efectiva.
¿Cómo hacerlo? Lo mejor es digitalizar este tipo de seguimiento o acompañamiento con estas herramientas y buenas prácticas 👇
- Comparte los hitos registrados.
- Asignar tareas y responsables a las distintas actividades.
- Generar conversaciones entre los profesionales.
- Etiquetar a otros profesionales en los hitos que se van registrando.
- Planificar en base a las atenciones realizadas.
¿Cómo usar estas 5 funcionalidades? Revisemos cada una en detalle e ilustremos con ejemplos.
1. Comparte los hitos registrados
Te será muy útil una herramienta que permita que los distintos profesionales puedan ir registrando los distintos hitos, logros o problemas que tienen en sus iniciativas sociales.
Esto es clave para que todos los trabajadores de la fundación estén al tanto de cada caso y puedan aportar desde su área o especialidad.
Pensemos en una institución que se dedica a dar acompañamiento a personas con discapacidad.
Cuando llegue un nuevo paciente, lo primero que hará esta fundación es construir un perfil de la persona para poder hacerle seguimiento a lo largo del tiempo.
Ese perfil será la “base” en la que posteriormente se irán registrando distintos tratamientos y procedimientos que se irán realizando.
Como en el acompañamiento a una persona con discapacidad intervienen profesionales de distintas áreas (médicos, psicólogos, psicopedagogos, kinesiólogos, etc.), es importante que cada vez que algún profesional realice alguna actividad (o hito), esta quede registrada y compartida.
Así, el siguiente profesional que deba hacer algún procedimiento o tratamiento sabrá cuál es el historial del paciente y contará con información actualizada.
2. Asignar tareas y responsables a las distintas actividades
Sigamos con el ejemplo anterior. El nuevo paciente que ingresó a la fundación ya tiene su perfil creado que permitirá que los distintos profesionales puedan estar con su información al tanto.
Ahora, es momento de definir quiénes le darán acompañamiento.
Esto es muy importante: asignar tareas y responsabilidades específicas en cada actividad que se registra es fundamental para asegurar que el equipo trabaje de manera coordinada y eficiente.
Así, cada profesional sabe exactamente qué se espera de él o ella y se evitan duplicidades o retrasos en el trabajo.
Es importante asignar de manera específica (con nombre y apellido) a los profesionales que serán responsables de hacer el acompañamiento.
Por ejemplo, un psicopedagogo estará a cargo del seguimiento de las actividades educacionales y psicológicas y un doctor de las médicas.
3. Generar conversaciones entre los profesionales
La posibilidad de comentar y discutir cada actividad o tarea registrada es muy útil para que el equipo pueda intercambiar ideas y compartir información relevante.
Pensemos en la persona que acaba de entrar a esta fundación que se dedica a entregar acompañamiento a personas con discapacidad.
Supongamos que un doctor le está haciendo un chequeo médico y nota que tiene un problema en una de las articulaciones de su brazo derecho.
El doctor anota esto en su ficha médica, a la que tiene acceso el resto del equipo de profesionales.
Así, el kinesiólogo de la fundación podrá revisar cuál es el problema y se generará una conversación entre ambos profesionales que enriquecerá el proceso de atención y el seguimiento de este caso.
4. Etiquetar a otros profesionales en los hitos que se van registrando
La posibilidad de etiquetar a otros profesionales en los hitos que se registran es una herramienta muy útil para asegurar que cada persona del equipo esté al tanto de los avances y logros de cada caso.
Esto permite una mayor interacción y colaboración entre los profesionales.
Si seguimos con la situación hipotética del punto anterior, sería ideal que el doctor etiquete al kinesiólogo en la plataforma que realiza seguimiento a la persona con discapacidad.
De esta forma podrá asegurarse de que la información sea leída y todos los profesionales estén al tanto de lo que le pasa a esa persona en su brazo derecho.
5. Planificar en base a las atenciones realizadas
Una herramienta que permita generar planificaciones con plazos, metas e indicadores es fundamental para asegurar que todo el equipo esté alineado en cuanto a los objetivos y el proceso de atención y seguimiento de los programas sociales implementados.
De esta manera, se puede trabajar de manera más coordinada y efectiva, y se pueden medir los resultados de manera clara y objetiva.
Para esto, es importante definir qué indicadores o información clave te gustaría obtener a partir de los seguimientos que se están realizando.
Por ejemplo, al prestar atención al número de personas que luego de un año de tratamiento se dan de alta en la fundación que entrega acompañamiento a personas con discapacidad, se podrían mejorar algunas prácticas y gestiones al interior de la institución.
Comienza a digitalizar tus seguimientos
Sabemos que realizar seguimiento y monitoreo a iniciativas sociales puede ser algo complicado. Y todavía más cuando las instituciones no tienen herramientas para registrar información y trabajar colaborativamente.
Es importante que sepas que los consejos entregados en esta guía no sólo sirven para instituciones que apoyan o acompañan a personas en situación de vulnerabilidad o discapacidad, sino que también son aplicables a proyectos e iniciativas sociales que requieran monitorear información, planificar tareas y/o generar tareas.
¿Cómo empezar, entonces?
Si estás buscando herramientas que te permitan trabajar de manera coordinada y eficiente con tu equipo, te invitamos a conocer vTrack, nuestro software especializado en el seguimiento y trabajo colaborativo en torno a iniciativas sociales.
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