Al momento de hacer una convocatoria, es muy importante tener presente siempre al posible usuario postulante que participará en ella.
Por más que la convocatoria tenga bases sólidas, un buen proceso de evaluación o una estrategia de difusión, si es difícil de completar, probablemente tendrá muy poco éxito.
Por eso, en este artículo revisaremos distintas prácticas que te ayudarán a crear una convocatoria para que tus usuarios tengan la mejor experiencia 👇
- Claridad en las instrucciones.
- Formularios simples.
- Comunicación clara y transparente.
- Retroalimentación.
- Accesibilidad.
- Feedback detallado.
Claridad en las instrucciones y las bases
Partamos por lo más importante. Cualquier convocatoria debe tener las instrucciones detalladas de manera muy clara, con cada etapa del proceso explicada de manera comprensible.
¿Cómo lograr esto? Existen buenas prácticas que te pueden ayudar. Revisemos cuatro:
- Estructura clara y concisa: Organiza la información de manera lógica y fácil de seguir. Para esto, puedes utilizar encabezados, listas y párrafos cortos para facilitar la lectura.
- Redacción simple: Intenta que todos los párrafos que estén escritos en tu convocatoria sean fáciles de leer y comprender. Para esto, una buena idea es escribir con la fórmula Sujeto+Verbo+Predicado.
- Apoyo visual: Proporciona guías y/o videos instructivos que ayuden a los postulantes a entender cómo completar cada sección del formulario.
- Instrucciones paso a paso: Entrega instrucciones detalladas y paso a paso para cualquier tarea que se deba realizar.
Pensemos en una fundación que entrega fondos concursables para fomentar el desarrollo en distintas comunidades rurales de Chile.
Para esto, la fundación organiza una convocatoria destinada a las comunidades, con distintos requisitos. Uno de ellos, es llenar un formulario de manera online con distinta información: nombre de la persona que está postulando, lugar, número de contacto y motivación para postular, solo por nombrar algunos campos.
Para hacer esta instrucción más clara y mejorar la experiencia del usuario que estará rellenando la convocatoria, la fundación decide poner un video con un paso a paso de cómo se debe completar la información solicitada.
Así, se facilita la participación y se logra que un proceso que es más claro y sencillo.
Además de claridad en las distintas instrucciones, es tremendamente importante que las bases de tu convocatoria estén muy bien explicadas y que cualquier persona que las lea sea capaz de entenderlas.
Las bases de una convocatoria son las reglas de un juego. Si son claras, aumentarás el número y la calidad de las postulaciones recibidas y disminuirás las dudas de los postulantes.
Para esto, al menos se deben responder estas preguntas: ¿Qué es la convocatoria?, ¿Quiénes pueden postular?, ¿Cómo postular? y ¿Cuándo entregarán el resultado de la postulación?
Y, por el contrario, si las bases de una convocatoria están mal hechas, el proceso será visto de manera poco transparente.
Si quieres saber cómo crear las bases perfectas para una convocatoria, no te pierdas este artículo.
Formularios simples
Ya que hablamos de formularios, es muy importante que en estos se evite la sobrecarga de información y se pida solo lo esencial: menos es más cuando se trata de formularios de postulación.
Para lograrlo, una buena idea es hacer un primer formulario y rellenarlo para detectar lugares en los que se pueda estar duplicando la información. Así, del borrador original se puede pasar a una versión final mucho más breve y concisa.
Otra buena idea es dividir el formulario en secciones lógicas y utilizar un diseño intuitivo.
Volvamos a nuestro ejemplo y supongamos que para facilitar la experiencia de los usuarios, la fundación que entrega fondos concursables decide hacer formularios dentro de la convocatoria.
Y para esto, lo que hace es analizar la información que se necesita recopilar y la agrupa en secciones lógicas. Por ejemplo, en secciones como «Información personal», «Motivaciones para postular» o “Antecedentes sociales”.
Así, se busca crear un formulario que sea intuitivo y fácil de completar para mejorar la experiencia y aumentar la tasa de participación.
Otra buena idea es subdividir la recepción de antecedentes en dos etapas: primero una para el público general y después una más específica sólo para los preseleccionados en la convocatoria.
De esta forma se le pide información más específica a aquellos postulantes que realmente calzan con el público objetivo de la convocatoria y se ahorran tiempo y recursos.
Comunicación clara y transparente
La incertidumbre es un factor de desmotivación muy grande dentro de los procesos de convocatorias.
Por eso, es muy importante mantener a los postulantes informados sobre el progreso de una convocatoria.
Una buena idea es implementar notificaciones automáticas que confirmen la recepción de postulaciones y proporcionen actualizaciones periódicas sobre el estado de la evaluación (por si no lo sabes, en vForm puedes hacer esto).
Además, la convocatoria debe contar con una sección informativa que muestre las distintas etapas del proceso, incluidas las fechas del proceso. Para aumentar la transparencia, esto también debe estar establecido en las bases.
Y para lograr una comunicación clara y fluida con los postulantes, el ideal es establecer un canal oficial para dudas, en el que se establezca un plazo máximo en el que estas dudas deben ser resueltas.
Si volvemos a nuestro ejemplo, podríamos decir que una muy buena idea sería que la fundación a cargo de la convocatoria envíe un mail a los usuarios que ya completaron el proceso de postulación.
El asunto de este correo puede ser algo del estilo “Hemos recibido tu postulación”, lo que le entregará certezas a la persona que realizó el proceso y mejorará su experiencia.
También, se pueden enviar mails en los días siguientes explicando que la postulación sigue en estado de revisión, para bajar la ansiedad o incertidumbre de los postulantes.
Además, en caso de que un postulante a esta convocatoria tenga dudas, ese correo electrónico funciona como canal oficial para resolverlas.
Retroalimentación
Ligado a lo anterior, es importante que des a los postulantes la oportunidad de entregar información sobre el proceso, lo que te ayudará a encontrar áreas de mejora y fortalecer la relación entre tu organización y los postulantes.
La mejor manera de saber qué tan fácil es participar de un proceso de postulación es justamente escuchando la opinión de quiénes lo hacen.
Para esto, puedes hacer preguntas del tipo: “¿Qué te pareció el formulario?”, “¿Encontraste útil la información proporcionada?” o “¿Qué tan fácil fue rellenar este formulario de postulación?”, solo por nombrar algunos ejemplos.
Si pensamos en nuestro caso hipotético, podríamos suponer que una buena idea sería preguntar la experiencia del usuario una vez que finalice su postulación.
Así, por ejemplo, se puede configurar un mensaje que aparezca justo después de que se envié la postulación (tipo pop up) que entregue la posibilidad de que el usuario deje comentarios y sugerencias.
Accesibilidad
Es importante que diseñes tu convocatoria pensando en la accesibilidad universal.
¿A qué nos referimos con esto?
Asegúrate de que sea fácilmente navegable para personas con discapacidades visuales o motoras. Para esto, una buena idea es utilizar combinaciones de colores que tengan un buen contraste para facilitar la lectura del texto.
También debes tener en cuenta que muchos postulantes acceden a las convocatorias desde dispositivos móviles.
Asegúrate de que tu plataforma sea completamente compatible con dispositivos móviles, optimizando la visualización y la interactividad. Esto garantiza que los postulantes puedan participar fácilmente desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Feedback detallado
Por último, es muy importante que entregues un feedback detallado a los postulantes donde se den las razones de su selección (o no selección).
En estos feedbacks, se pueden proporcionar comentarios constructivos que ayuden a comprender cómo se puede mejorar para futuras postulaciones.
Y como hemos visto hasta acá, te ayudará a mejorar la experiencia del usuario y su relación con tu organización.
Si volvemos a nuestro ejemplo por última vez, podríamos decir que una muy buena práctica sería que, una vez que a un postulante se le rechazó un fondo concursable, se le expliquen las razones de por qué se tomó la decisión.
Además, en ese mismo mensaje, que puede ser a través de un correo electrónico, se le pueden entregar distintas recomendaciones para volver a postular. Con esto no solo se cierra el ciclo de participación, sino que también se contribuye al crecimiento y desarrollo individual.
Una herramienta que te ayudará a mejorar la experiencia de tus usuarios
Es posible que aplicar todos estos consejos en una convocatoria tome su tiempo.
Si ese es tu caso, es bueno que sepas que vForm es un software que, entre otras cosas, ayuda a distintas organizaciones a mejorar la experiencia de usuarios en convocatorias
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