Gestionar una convocatoria es un proceso que tiene distintas partes, como la creación de bases, formularios de postulación, evaluación, estrategias de difusión o el seguimiento a los proyectos que resulten seleccionados.
Y para hacerlo bien, una de las mejores alternativas es usar un software que te permita recibir, evaluar y seleccionar postulaciones.
Ahora bien, ¿qué otras funcionalidades más avanzadas puede tener un software de gestión de convocatorias?
En este artículo te mostramos 7 herramientas especiales que, adicionalmente a lo que ofrece un software de gestión estándar, te ayudarán a gestionar tu convocatoria de manera mucho más sencilla 👇
- Landing page pública.
- Módulo de preguntas y respuestas.
- Postulaciones colaborativas.
- Restricciones y formatos especiales en un formulario.
- Evaluación automática.
- Posibilidad de corregir una postulación.
- Entregar feedback.
¿Te parece si revisamos cada una de estas funcionalidades con un ejemplo para que quede bien claro de qué se tratan?
1. Landing page pública
La primera funcionalidad avanzada que un software de gestión le puede entregar a tu convocatoria es una vista pública con toda la información clave que un postulante necesita tener para hacer su postulación:
- Objetivos de la convocatoria.
- Cronograma.
- Bases.
- Videos informativos.
Con esta landing page pública, la audiencia se enterará rápidamente de qué se trata la convocatoria y en base a eso decidirá si quiere participar o no.
Y algo muy importante: Con esto te ahorrarás la necesidad de crear una página web para hacer realizar la convocatoria.
Veamos un ejemplo y pensemos en una institución que quiere hacer una convocatoria para entregar fondos concursables para apoyar proyectos y emprendimientos que buscan solucionar los grandes desafíos de la educación en Chile.
Con un software de gestión, esta institución podría generar una página para su convocatoria en donde aparezca toda la información relevante para la audiencia interesada:
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- Objetivos de la convocatoria: Potenciar proyectos de innovación educativa realizados en Chile que promuevan el desarrollo integral de las personas.
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- Cronograma: Aquí se pueden detallar las fechas de apertura, límite para presentar propuestas, comunicación de ganadores, etc.
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- Bases: La institución que está lanzando la convocatoria puede crear un apartado especial explicando detalladamente quiénes pueden postular para ganarse un fondo concursable.
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- Videos informativos: El material audiovisual puede ser una gran herramienta para mostrar cómo postular a la convocatoria.
- Videos informativos: El material audiovisual puede ser una gran herramienta para mostrar cómo postular a la convocatoria.
2. Módulo de preguntas y respuestas
Cuando la audiencia entre a la página a ver de qué se trata la convocatoria, probablemente surgirán algunas dudas.
En el ejemplo que estamos viendo, podría pasar que no quede muy claro qué se entiende por “proyectos de innovación educativa” o “desarrollo integral de las personas”.
Por eso, es muy importante que el software de gestión de la convocatoria entregue un espacio para que los postulantes hagan sus preguntas al equipo administrador, y este pueda responder directamente a los postulantes.
Una buena idea es que las respuestas se hagan públicas a todos los postulantes, para que así todos tengan la misma información a mano (y no haya que responder las mismas dudas cada vez).
En base a las preguntas que más se repiten, también se puede crear un espacio con la explicación detallada a estas dudas.
3. Postulaciones colaborativas
Otra funcionalidad avanzada que puede ser muy útil es la postulación colaborativa. Esto permite que haya un equipo completando la postulación de manera simultánea. También, que un mentor oriente a una persona a completar el proceso.
¿Cuál es el sentido de hacer esto? Así se puede ayudar a participar de las convocatorias a aquellas personas que por algún motivo no puedan acceder a plataformas digitales y también le puede servir a alguien que no sepa cómo postular.
Si pensamos en nuestro ejemplo que es una convocatoria de alcance nacional, podría darse el caso de que algún interesado en postular tenga baja conexión a internet o dificultades para acceder a tecnología.
Por eso, es muy importante que se dé la posibilidad de hacer una postulación a nombre de otra persona.
4. Restricciones y formatos especiales en un formulario
Un software de gestión estándar te permitirá crear formularios para que tu público haga su postulación.
Con una funcionalidad más avanzada, podrás crear formularios que contengan tablas especiales para acomodar y visualizar la información recibida de mejor manera.
Además, te entregará la posibilidad de crear formularios de postulación que contengan campos tipo “número” y “fecha” con restricciones especiales.
Esto servirá para que un número no pueda ser mayor o menor a cierto valor, o que deba estar dentro de cierto rango.
Si miramos el ejemplo de la institución que abrió una convocatoria para entregar fondos concursables, sería importante que se le dé la posibilidad a los postulantes de crear tablas dinámicas para que estos puedan crear tantas filas como necesite para enumerar los miembros de su equipo, las actividades del proyecto o el impacto que se espera generar en la comunidad.
También sería útil para limitar el monto económico que un postulante solicite, para que no sea mayor al máximo que la institución que entrega el fondo concursable definió anteriormente.
5. Evaluación automática
Como sabrás, las convocatorias generalmente evalúan las postulaciones entregando puntajes a distintos criterios.
Por ejemplo, si lo que se quiere medir es mérito académico, un criterio de evaluación podrían ser las notas, donde el promedio 7.0 entrega el puntaje máximo y el promedio 1.0 entrega el puntaje mínimo.
Dicho eso, una muy buena funcionalidad de un software de gestión es que permite evaluar automáticamente ciertos criterios de evaluación cuyo puntaje está directamente relacionado con respuestas “fijas” dentro de preguntas de selección única o múltiple.
¿Cómo es esto? Revisemos nuestro ejemplo.
Supongamos que uno de los criterios de evaluación de la convocatoria de los fondos concursables es “impacto en la comunidad” y el puntaje de este criterio está dado por el número de comunas en los que está presente el emprendimiento que busca solucionar los grandes desafíos de la educación en Chile.
De esta manera, mientras más presencia tenga en distintas comunas, mayor será su puntaje en este ítem. Así, el sistema asigna puntajes automáticamente a cada postulación en base a la respuesta a esa pregunta del formulario de postulación.
En el caso del ejemplo propuesto: Presencia en 1 comuna = 1 punto; presencia en 2 comunas = 2 puntos; presencia en 3 comunas = 3 puntos y así sucesivamente.
6. Posibilidad de corregir una postulación
A veces, los evaluadores de una convocatoria necesitan que un postulante corrija, rectifique o entregue más antecedentes a una respuesta que ya se ingresó.
Un software de gestión permite hacer esto, aún cuando el plazo para enviar la postulación ya cerró.
¿Por qué es importante esto?
Miremos nuestro ejemplo y supongamos que un campo del formulario de postulación era subir evidencias del estado actual de proyecto a financiar y al evaluador le gustaría que el postulante complemente la información enviada con más evidencias (que le permitan entender mejor en qué está el proyecto).
Con esta funcionalidad, el evaluador puede solicitar que se corrija ese campo en particular (todos los demás campos quedan no editables) y el postulante accede a rectificar esa información.
7. Entregar feedback
Esta funcionalidad permite a los evaluadores registrar feedback o comentarios que luego serán visibles hacia los postulantes, junto con el resultado de su postulación.
Esto es muy útil en las convocatorias en las que se busca dar herramientas de crecimiento a los postulantes, incluso si no resultan seleccionados. Con esta herramienta se agiliza esta retroalimentación.
En el ejemplo que hemos revisado, esto podría ayudar a aquellos que no fueron seleccionados para ganar un fondo concursable a entender el motivo detrás de la decisión.
¿Dónde encontrar un software de gestión de convocatorias con estas funcionalidades?
Si te estás preguntando cómo acceder a todas estas herramientas, ojo con esto.
En vForm tenemos un software que digitaliza convocatorias de principio a fin, con el que puedes acceder a todas las funcionalidades que describimos en este artículo, además de evaluar y seleccionar postulaciones, automatizar tareas y generar reportes.
¿Qué estás esperando para usarlo?
