Cuando pensamos en iniciativas sociales, inmediatamente se nos vienen algunas cosas a la mente: planificación de tareas, coordinación de equipos, monitoreo de resultados, generación de reportes y seguimiento de proyectos y sus beneficiarios, entre otras.
Y es que sabemos que estar a cargo o ser parte de una iniciativa social requiere de mucho trabajo y esfuerzo.
Por eso, decidimos crear este artículo para hablar de los beneficios de utilizar un software para dar seguimiento a una iniciativa social y de lo importante que es usar la tecnología en este tipo de proyectos.
Ahora bien, ¿qué es lo que puedes hacer y lograr con un software que facilite la gestión de una iniciativa social? 👇
- Eficiencia operativa.
- Mejoras en la comunicación.
- Medición de impacto
- Gestión de datos centralizada.
- Seguridad de la información.
- Gestión eficiente de recursos.
- Escalabilidad y flexibilidad.
1. Eficiencia operativa
Lo primero que tienes que saber es que un software diseñado específicamente para el seguimiento de programas puede automatizar muchas tareas manuales y repetitivas, con lo que puedes ahorrar tiempo y recursos.
¿Te parece si vemos esto con un ejemplo?
Pensemos en una institución en una región del sur de Chile que busca crear capacidades y herramientas en emprendedores locales, para que puedan formalizar y desarrollar sus negocios.
Con un software de seguimiento, esta institución podría automatizar distintas tareas administrativas que quitan mucho tiempo si se hacen de forma manual.
¿Cuáles tareas? La gestión de registros de emprendedores, el seguimiento de plazos para cumplir con requisitos legales, los recordatorios de actividades o la generación de informes financieros y de desempeño, entre otras.
Entonces, un software podría automatizar tareas que tienen que hacer los emprendimientos que se están formalizando, como el seguimiento de plazos de presentación de documentos legales, los recordatorios de pago de impuestos y la renovación de licencias comerciales.
Esto liberará tiempo para que el equipo que está a cargo del programa pueda centrarse en entregar asesoramiento y apoyo a los emprendedores.
Seguimiento y monitoreo efectivo
Hagamos un doble click en esto último, porque una de las ventajas más grandes que entrega un software es la de proporcionar herramientas para rastrear y monitorear el progreso de una iniciativa social en tiempo real.
Con esto, los encargados de ejecutar un programa podrán identificar más fácilmente áreas en las que hay problemas.
En el ejemplo propuesto, la institución que está usando un software de seguimiento puede hacer un seguimiento en tiempo real del progreso de los emprendedores en la formalización y desarrollo de sus negocios.
Así se puede monitorear, por ejemplo, si los emprendimientos inician actividades en el Servicio de Impuestos Internos o adquieren otras herramientas y capacidades que les permitan a los emprendedores formalizar sus negocios.
2. Mejoras en la comunicación
Al usar un software, todo el equipo a cargo de una iniciativa social puede compartir información, colaborar en tiempo real y mantenerse actualizado sobre las tareas y responsabilidades que tiene cada miembro del equipo.
Si pensamos en la institución que está apoyando a emprendedores, con un software se puede crear un espacio de colaboración donde los emprendedores y el equipo encargado del programa puedan interactuar, compartir información, intercambiar ideas y recibir orientación.
Esto facilitará una comunicación fluida y permitirá a todos mantenerse actualizados sobre las tareas y responsabilidades de cada uno.
3. Medición de impacto
Si hablamos de mejoras en la comunicación, es importante tener en cuenta que cuando esta tecnología se aplica al seguimiento de iniciativas sociales, se pueden generar informes automatizados con datos actualizados sobre el rendimiento del programa.
Esto te permitirá presentar informes a quienes estén interesados en tu programa y te servirá para facilitar la evaluación de impacto de la iniciativa.
Veamos nuestro ejemplo.
Con los informes que el software genere, esta institución podrá evaluar el impacto de la intervención que está haciendo en los emprendedores del sur de Chile.
Así, puede obtener datos sobre la cantidad de negocios que han iniciado actividades, están pagando patentes comerciales o han adquirido distintas herramientas de formalización.
Con esto, la institución a cargo del programa podrá informar a los donantes y financiadores de la iniciativa los logros y resultados que se han obtenido.
4. Gestión de datos centralizada
A propósito de datos: cuando usas un software, puedes guardar toda la información sobre un programa, como datos demográficos, evaluaciones, documentos o métricas que se quieran medir.
Con esta información centralizada te será más fácil acceder y gestionar datos, y con eso podrás tomar decisiones basadas en evidencia.
Si volvemos a nuestro ejemplo, la institución podrá guardar información sobre los emprendedores, como datos demográficos (dónde están ubicados), seguimiento de progreso (cuántos han logrado formalizar sus negocios), capacitaciones realizadas, hitos alcanzados y metas establecidas.
Esto le será muy útil a esa institución para tomar decisiones futuras con mayor información respecto al público objetivo al que está intentando impactar.
Seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI)
¿Qué más puedes hacer con esa información que ya tienes almacenada?
El software puede ayudarte a definir y realizar un seguimiento de los KPI relevantes para tu programa. Así podrás evaluar de manera efectiva el rendimiento y el cumplimiento de los objetivos que se han establecido.
En nuestro ejemplo, el software le permitirá a la institución definir y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento específicos para el programa que está impulsando.
¿Cuáles son esos indicadores? la tasa de formalización de negocios, la participación en capacitaciones y la satisfacción de los emprendedores en la región, por ejemplo.
5. Seguridad de la información
Al evitar y restringir los procesos manuales que pueden tener errores humanos, con un software puedes proteger los datos confidenciales y más sensibles del programa que estás realizando.
Además, se pueden incluir funciones de control de acceso y cifrado de datos.
Mayor transparencia
Junto a la protección de datos sensibles, un software de seguimiento permite entregar acceso controlado a las partes interesadas y mostrar transparencia en las actividades, los resultados y los procesos del programa, con lo que aumentarás la confianza.
Por ejemplo, en la intervención que se está haciendo en el sur de Chile, los emprendedores podrán realizar un seguimiento de su propio progreso y ver los resultados obtenidos gracias al software de seguimiento: cuántas de las metas establecidas han cumplido, qué herramientas nuevas han adquirido, cuánto han avanzado en la formalización, etc.
6. Gestión eficiente de recursos
¿Has tenido problemas alguna vez con los presupuestos, personal y/o materiales de una iniciativa?
El software es un gran aliado que puede ayudarte a asignar y gestionar eficientemente los recursos de un programa.
Al tener toda la información centralizada, puedes optimizar tus recursos disponibles. Además, puedes establecer metas y objetivos claros, asignar recursos adecuados a cada tarea y establecer prioridades en función de la importancia y el impacto esperado.
7. Escalabilidad y flexibilidad
Puede ser común que las necesidades o prioridades de un programa vayan cambiando o mutando. Por eso, es muy importante que sepas que un software diseñado para el seguimiento de programas puede adaptarse a las necesidades cambiantes y escalar a medida que tu programa crece.
Con esta tecnología, puedes manejar volúmenes crecientes de datos y ajustar nuevos requerimientos y características que vayan naciendo a medida que el programa se está implementando.
Miremos nuestro ejemplo.
Supongamos que la iniciativa que se está ejecutando tiene éxito y se decide que el programa crezca y se expanda a más emprendedores y regiones.
El software se puede adaptar a eso, incorporar más datos y agregar nuevas características y funcionalidades, permitiendo así una gestión escalable y flexible del programa.
¿Dónde puedes encontrar un software de seguimiento para tu iniciativa?
Si estás buscando una tecnología con todos los beneficios mencionados en este artículo, te invitamos a conocer vTrack, nuestro software especializado en el seguimiento y trabajo colaborativo en torno a iniciativas sociales..
