Constantemente hablamos de convocatorias. De lo importante que es digitalizar los procesos para ahorrar tiempo, definir buenos criterios de evaluación, crear bases perfectas o dominar la creación de formularios de postulación.
Pero, ¿qué pasa después de que una convocatoria terminó y se seleccionaron a los proyectos ganadores?
Viene un proceso igual o más importante que el de la elaboración de la convocatoria: el seguimiento integral, que asegurará que los proyectos seleccionados tengan un impacto social significativo.
En vForm hemos identificado 4 pilares en el seguimiento/acompañamiento a los ganadores de una convocatoria.
- Seguimiento financiero.
- Seguimiento técnico.
- Mejora continua.
- Medición de resultados e impacto.
¿En qué consiste cada uno? 👇
1. Seguimiento financiero
El control del uso de los recursos es muy importante en cualquier convocatoria que entrega dinero para el desarrollo de proyectos.
Y para esto, la clave está en implementar un buen sistema de monitoreo.
¿Cómo llevarlo a cabo?
A través de tres medidas que son sumamente efectivas:
- Pide a los ganadores de tu convocatoria que registren y suban los comprobantes de cada uno de los gastos asociados al proyecto que se adjudicó la convocatoria.
- Define un calendario regular de informes financieros para evaluar el cumplimiento de los compromisos económicos.
- Entrega claridad sobre las políticas financieras que los ganadores de tu convocatoria deben seguir.
Veamos cómo implementar este pilar de seguimiento con un ejemplo.
Pensemos en una institución que abre una convocatoria para promover la igualdad de género en distintas regiones de Chile, a través de fondos concursables.
Para lograr este objetivo, la institución entrega $20 millones a proyectos e iniciativas cuya implementación no supere los 6 meses.
Ahora, supongamos que una fundación de Los Lagos que se dedica al empoderamiento en alfabetización digital de mujeres campesinas logró adjudicarse uno de los fondos concursables que entrega la convocatoria.
Con los nuevos recursos, esta fundación compra nuevos computadores, contrata profesores y hace una ampliación a la sala donde se dictan las clases de alfabetización digital.
Será muy importante que esta fundación registre y suba comprobantes de cada uno de estos gastos que se hicieron.
Así se justifican los recursos que la fundación obtuvo con el fondo concursable y se mantiene un proceso transparente.
Además, la institución a cargo de la convocatoria fija dos reuniones mensuales con la directora de la fundación para ir haciendo seguimiento de que los futuros gastos que se puedan hacer cumplan con las condiciones y políticas financieras que se establecieron cuando se lanzó la convocatoria.
Con estas medidas de seguimiento, se evita que los recursos se malgasten.
2. Seguimiento técnico: Acompañando el desarrollo de los proyectos
Además de hacer un monitoreo de los gastos, es muy importante que la institución que está a cargo de una convocatoria acompañe a los proyectos ganadores para asegurar que estos alcancen todo su potencial.
¿Cómo hacer esto?
Reuniones periódicas
Lo primero es establecer encuentros regulares con los ganadores de una convocatoria para analizar y monitorear el progreso de los proyectos.
Volvamos a nuestro ejemplo.
Para ver el desarrollo de la iniciativa, la institución que hizo la convocatoria se junta una vez al mes con la fundación que se dedica a alfabetizar digitalmente a mujeres campesinas de Los Lagos.
El objetivo de estas reuniones es ver el progreso en la alfabetización digital.
Entonces, se analiza el número de mujeres que se han inscrito en el programa, cómo van los aprendizajes según la malla de estudio establecida y cuáles han sido los principales problemas que ha tenido la fundación en la implementación de la iniciativa.
Esto es muy útil para decidir próximos pasos, identificar problemas e ir tomando decisiones que impacten positivamente al proyecto.
Canal de comunicación
Para complementar lo anterior, una muy buena idea es crear un canal para que los ganadores de una convocatoria puedan subir evidencias de las actividades que están realizando.
Así, en nuestra situación hipotética creada, la institución podría ir subiendo y respaldando distintas actividades que están haciendo para potenciar la alfabetización digital en Los Lagos.
Colaboración con expertos
La institución que realizó la convocatoria puede ser un puente entre los proyectos seleccionados y distintos expertos que puedan ayudar a esas iniciativas.
Esto será un gran valor agregado para las diferentes iniciativas y sin duda generará un impacto positivo.
Si pensamos en nuestro ejemplo, la institución a cargo podría contactar a profesores y expertos en alfabetización digital para que entreguen sus aprendizajes y enseñanzas a las mujeres de Los Lagos.
Para esto lo ideal es crear mesas de trabajo o talleres que fomenten el intercambio de conocimientos.
Otra muy buena idea es que los ganadores de distintos proyectos de una misma convocatoria se conozcan para contar sus experiencias.
Así, por ejemplo, las directoras de la fundación de alfabetización digital se podrían juntar con las directoras de una fundación que se dedica a apoyar a mujeres que quieren emprender.
Esto serviría para identificar problemas que, siendo distintos, pueden tener aristas comunes, además de ver oportunidades y aprender desde distintos enfoques.
3. Mejora continua: Aprendiendo de la experiencia
El seguimiento y contacto que una institución que realizó una convocatoria tiene con los proyectos ganadores es muy importante para obtener aprendizajes y entender qué cosas se pudieron haber realizado mejor.
¿Cómo lograr esto?
Encuestas
Una muy buena alternativa es hacer encuestas de satisfacción y retroalimentación para identificar áreas de mejora.
Miremos nuestro ejemplo.
La institución a cargo de la convocatoria realiza dos tipos de encuestas.
Primero, una encuesta mensual que se envía por mail a la directora de la fundación para conocer cómo va el desarrollo del proyecto de alfabetización digital y conocer qué necesidades tienen para el próximo mes.
Y después, una encuesta al término de los 6 meses en los que se implementó el proyecto para tener una evaluación general de toda la convocatoria.
Al analizar los resultados de las convocatorias anteriores se puede utilizar esa información para optimizar los procesos futuros.
Fomentar la participación activa
Asegúrate de que los proyectos ganadores evalúen tu convocatoria.
A veces es difícil lograr que las personas entreguen su opinión retroalimentación, y por eso una buena opción es crear un sistema de premios o reconocimientos a las iniciativas que participen activamente.
4. Medición de resultados e impacto
Cuando hagas una convocatoria, debes definir indicadores de desempeño y resultados para cada proyecto. Así sabrás si las iniciativas seleccionadas fueron exitosas o no y cuál fue su impacto.
En el caso de la fundación que hemos revisado en este artículo, ese indicador podría ser el número de mujeres ayudadas y el conocimiento que cada una adquirió durante los 6 meses que duró el proyecto.
Para hacer esto y poder hacer una comparación objetiva, puedes establecer una línea de base antes de que los ganadores inicien sus proyectos y así comparar los resultados obtenidos.
También puedes usar metodologías que midan tanto los impactos sociales (como las metodologías del Global Reporting Initiative, SROI, SDG y más) como los retornos financieros de una intervención o proyecto, con el objetivo de evaluar su eficacia y eficiencia.
¿Cómo empezar a implementar un buen seguimiento?
Si deseas profundizar en este tema, te recomendamos ir a vForm, nuestra plataforma que te ayuda a recibir, evaluar y seleccionar postulaciones, automatizar tareas, generar reportes y controlar tu convocatoria por completo, en un solo lugar.
Y si tu iniciativa no es una convocatoria pero el seguimiento es clave para tu proyecto, te recomendamos conocer vTrack.
