Como sabrás, diseñar un formulario que sea atractivo para los postulantes y entregue información valiosa a la institución que está haciendo una convocatoria no es una tarea fácil.
En vForm llevamos años ayudando a distintas fundaciones, organizaciones y empresas a digitalizar sus convocatorias y crear sus formularios de postulación. Eso nos ha permitido entender cuáles son los puntos positivos y los errores más frecuentes cuando se diseñan estos formularios.
Por eso, decidimos crear esta guía con 9 consejos para crear formularios de postulación que no solo sean fáciles de completar, sino que también entreguen la información necesaria para tomar decisiones en los distintos procesos de selección.
Descubre cómo optimizar tu formulario de postulación y lograr que los postulantes tengan una gran experiencia en tu convocatoria 👇
- Separa en secciones.
- Pregunta lo justo y necesario.
- Usa mensajes de ayuda o ejemplos en cada pregunta.
- Adecúa tu lenguaje al de tu público objetivo.
- Asigna el tipo de campo correcto a cada elemento del formulario.
- Ayuda a tus postulantes con los archivos adjuntos.
- Crea un documento de preguntas frecuentes (FAQ).
- Crea una barra de progreso y checklist de pendientes.
- Usa elementos visuales para orientar al postulante.
1. Separa en secciones
“Divide y vencerás”, ¿así era el proverbio latino, o no? 😅
Es muy importante que puedas dividir tu formulario de postulación en distintas secciones.
Una buena práctica es organizar las preguntas del formulario de postulación en categorías comunes, lo que facilitará el proceso al postulante.
En función del tipo de convocatoria, se pueden incluir secciones como «Información personal», «Descripción del proyecto», «Presupuesto», «Documentos adjuntos», etc.
Revisemos un ejemplo 👇
Si te fijas bien en este ejemplo que creamos, el formulario está dividido en 4 partes: información OSC (Organización de la Sociedad Civil), del proyecto, de las actividades y presupuestos e información adicional.
Al separarlo por secciones, el formulario de postulación queda más claro y es más fácil de rellenar.
2. Pregunta lo justo y necesario
Para hacer un formulario siempre hay que tener en cuenta esto: si el proceso es muy largo, es muy difícil que una persona lo complete.
Por eso, pregunta exactamente lo que necesites; ni más, ni menos.
Y ojo con esto. Dada la preocupación que existe por el uso y la privacidad de la información, es muy importante que siempre aclares de manera explícita el propósito de cada campo requerido en cada parte de tu solicitud.
¿Por qué?
Los postulantes te exigirán transparencia en el uso de sus datos, por lo que es fundamental garantizar que se cumpla con sus expectativas.
Pro tip: considera utilizar más de una etapa de recepción de información
Imaginemos que hay información adicional que necesitamos solicitar al postulante sólo en caso de que resulte preseleccionado o cuando ya se haya adjudicado el beneficio.
Para estos casos, recomendamos crear una segunda etapa de recepción de información y no solicitar esta información al inicio del proceso.
Así, obtendremos la información que necesitamos, pero sólo de aquellas personas que ya han pasado los primeros filtros de evaluación.
Porque recuerda: es importante que lo que se pregunte en cada etapa sea lo justo y necesario.
3. Usa mensajes de ayuda o ejemplos en cada pregunta
Es importante que cada pregunta esté bien explicada para que el postulante sepa exactamente qué se espera de él en su respuesta.
Puedes agregar un mensaje de ayuda que profundice en la pregunta, entregue un ejemplo, indique lo que no se espera como respuesta, etc.
Miremos un ejemplo de cómo poner un mensaje de ayuda en un determinado campo 👇.
4. Adecúa tu lenguaje al de tu público objetivo
Si quieres que tus postulantes completen el formulario con mayor facilidad, es fundamental que redactes las preguntas y mensajes de ayuda de forma precisa, coherente y clara.
Para esto, una buena práctica es empezar cada pregunta con un verbo imperativo, lo que les brindará instrucciones claras y específicas.
Por ejemplo:
- “Ingresa tu nombre”.
- “Indica tu fecha de nacimiento”.
- “Escribe tu correo electrónico”.
Te recomendamos siempre escribir en segunda persona, aunque en contextos más formales es mejor escribir las preguntas en tercera persona.
Recuerda pensar en tu audiencia y redactar de manera sencilla y sin ambigüedades.
5. Asigna el tipo de campo correcto a cada elemento del formulario
Cuando hagas tu formulario de postulación (o utilizas una plataforma para hacerlo), el postulante deberá ir rellenando distintos campos: nombre, país, validación de identidad, motivaciones para postular, etc.
Como puede ser información muy diversa, es necesario que para cada uno de esos campos elijas la mejor manera de rellenar la información.
Para esto, debes considerar qué tan fácil le será a tu postulante completar esa información y de qué manera tú o tu equipo utilizarán la información cuando la recolecten.
Cuando hagas las preguntas de tu formulario de postulación, puedes ocupar listados, restricciones numéricas, tablas, campos de texto o selección múltiple para que el postulante vaya completando la información.
Si aún te quedan dudas sobre esto, revisemos algunos ejemplos:
- Si vas a pedir el país y la región en donde vive tu postulante, asegúrate de ocupar listados y no campos de texto 👇
- Si vas a solicitar edades o montos económicos, utiliza campos con restricción numérica 👇
- Si vas a solicitar explicaciones o motivaciones, utiliza campos de textos largos, siempre con restricción de caracteres y/o palabras 👇
- Si vas a solicitar la identificación nacional de postulante (por ejemplo, RUT en Chile y RUC en Perú), utiliza un campo que agregue formato y considere sus restricciones (en Chile, agregar puntos y guiones, y que el dígito verificador corresponda al resto del número) 👇
- Si vas a solicitar archivos, considera agregar restricciones al tipo de archivo (PDF, JPG, MP4, etc.), la cantidad de adjuntos y su peso 👇
6. Ayuda a tus postulantes con los archivos adjuntos
Seguramente sabrás que hay adjuntos que frecuentemente se preguntan y que son de dominio público, como el certificado de inicio de actividades del SII (Chile) o el certificado de vigencia de una organización social.
En estos casos, es ideal que ayudes al postulante a obtenerlos.
¿Cómo hacerlo?
Lo más fácil es entregar el link directo en el mensaje de ayuda. También puedes hacer videos tutoriales o guías con el paso a paso para encontrar un determinado documento.
Fíjate bien cómo se incluye el link para ir a obtener un certificado en el ejemplo de abajo 👇
7. Crea un documento de preguntas frecuentes (FAQ)
Cuando crees tu formulario de postulación, probablemente te darás cuenta de que, a medida que recibes postulaciones, irás recibiendo también algunas dudas que se generarán en el proceso.
Es importante que a medida que vayan llegando esas dudas, puedas sistematizarlas y publicarlas para que todas las personas las puedan ver mientras hacen su postulación.
¡Y ojo! Hay plataformas como vForm que automatizan este proceso.
8. Incluye una barra de progreso y un checklist de pendientes
Dado que el proceso de postulación puede resultar tedioso, es recomendable que los postulantes puedan visualizar su progreso a medida que van completando los distintos pasos, con el fin de estimular su motivación y animarlos a finalizar la postulación.
Además, es importante que en cualquier momento puedan ver qué preguntas le faltan en las distintas secciones.
Te recomendamos incluir algo de este estilo 👇
9. Usa elementos visuales para orientar
Con estos consejos y las bases de postulación perfectas, tendrás el formulario de postulación perfecto.
Eso sí, siempre es bueno entregar elementos visuales para que los postulantes se puedan apoyar.
Por ejemplo, un video tutorial con el paso a paso para llenar un formulario.
Lo ideal es que puedas cargar este video en la misma plataforma que utilices para hacer tu formulario.
Spoiler: en vForm lo puedes hacer
¡Esperamos que este artículo para crear el formulario de postulación perfecto para tu convocatoria te haya servido!
Si quieres aprender tips para mejorar tu postulación a un fondo concursable, aprender a definir criterios de evaluación o saber más de nuestra empresa, te invito a ingresar al Blog de Vinko.
