Después de tener una buena idea e implementar un proyecto, viene, quizás, la parte más importante de una iniciativa social: monitorear su progreso.
Si estás a cargo de una iniciativa social, seguramente sabrás que mantener alineados los equipos, planificaciones, presupuestos y objetivos detrás de un proyecto no es una tarea fácil. Pero es clave para hacer una buena gestión.
Eso nos motivó a crear la primera guía con seis consejos sobre cómo monitorear una iniciativa social 👇
- Establecer objetivos a medir.
- Establecer hitos para medir el progreso.
- Identificar indicadores clave de rendimiento (KPI).
- Sistema de seguimiento de presupuesto.
- Reuniones de seguimiento.
- Evaluación e impacto social de la iniciativa.
1. Establecer objetivos a medir
Parece obvio, pero lo primero que tiene que hacer cualquier jefe/a de proyecto que lidera una iniciativa social es definir objetivos claros.
Al tener metas que están bien definidas, será más fácil evaluar el progreso del programa que se está implementando.
¿Te parece si lo vemos con un ejemplo?
Pensemos en una fundación que realiza programas de capacitación laboral en una comuna rural del Sur de Chile.
Para medir su impacto y monitorear el progreso de la iniciativa que se está implementando, esta fundación establece como objetivo reducir la tasa de desempleo en la comuna en un 10% en un período de tres años. Esta será la métrica que guiará a la fundación y le permitirá saber si va en una buena dirección.
2. Establecer hitos para medir el progreso
Luego de establecer un gran objetivo, se pueden crear hitos específicos, con tareas concretas, para ir midiendo el desarrollo y progreso del proyecto.
Piensa en estos hitos como “puntos de control” que tendrá la iniciativa social.
Son fundamentales para asignar responsabilidades y mantener informadas a las partes interesadas sobre los avances.
Veamos nuestro ejemplo.
Para reducir la tasa de desempleo en la comuna en un 10% en un periodo de tres años, la fundación planifica estos cinco hitos:
- Desarrollo de materiales: creación de materiales educativos, manuales y herramientas de apoyo para la capacitación.
- Preparación de recursos adicionales: ejercicios prácticos y estudios de casos.
- Implementación de un programa piloto.
- Análisis de resultado y retroalimentación del programa piloto.
- Seguimiento de la capacitación laboral de los participantes capacitados.
Estos hitos permiten dividir el proyecto en distintas etapas.
De esta manera, el jefe de proyecto y el equipo pueden monitorear y evaluar el progreso en cada etapa y realizar ajustes necesarios a medida que avanza el proyecto.
3. Identificar indicadores clave de rendimiento (KPI)
Este punto está muy ligado a los dos anteriores, porque al determinar los indicadores clave de rendimiento podrás medir y evaluar los progreso de tu iniciativa social.
Los KPI pueden incluir el número de personas beneficiadas, el nivel de participación de la comunidad o el impacto social que esta tiene.
En el ejemplo propuesto, estos indicadores podrían ser el número de personas capacitadas, la tasa de colocación laboral y el aumento de los ingresos promedio.
4. Sistema de seguimiento de presupuesto
Las ideas pueden ser infinitas, pero los recursos suelen ser escasos. Por eso, es muy importante saber qué priorizar.
El seguimiento del presupuesto es crucial para garantizar la viabilidad financiera de una iniciativa. Con un buen sistema para monitorear gastos e ingresos, puedes hacer un buen seguimiento al presupuesto.
Volvamos a nuestro ejemplo.
Para realizar un seguimiento detallado de los gastos asociados al programa, la fundación va registrando los distintos costos: capacitaciones, materiales o contratación de personal.
Así, se pueden ir comparando los gastos reales con el presupuesto asignado que tiene la iniciativa.
5. Reuniones de seguimiento
Realiza reuniones con el equipo para ir evaluando el progreso de la iniciativa.
Será una muy buena instancia para abordar desafíos y posibles problemas que puedan ir surgiendo. Además, se pueden analizar los avances y el cumplimiento de objetivos o plazos.
Veamos nuestro ejemplo.
Para ver los avances del proyecto, la fundación que hace capacitaciones laborales organiza reuniones mensuales con los distintos encargados para revisar resultados alcanzados, discutir desafíos y buscar posibles soluciones a problemas que van surgiendo.
Es muy importante que queden registros de estas reuniones, para tomar acciones que mantengan alineados a los distintos equipos que están detrás de la implementación de la iniciativa.
6. Evaluación e impacto social de la iniciativa
Cuando se termine el proyecto, llegará la hora de sacar conclusiones y ver qué cosas funcionaron y cuáles se pudieron hacer mejor.
Esta evaluación implica analizar las distintas acciones que se llevaron a cabo durante el desarrollo e implementación de la iniciativa social.
¿Lo primero que debes hacer? Reconocer los logros y destacar las prácticas exitosas que contribuyeron al éxito del proyecto.
Después, analiza los momentos en los que hubo problemas.
Revisa esas cosas que no salieron como se esperaba y sus causas. Reflexiona sobre qué cambios podrías implementar en futuros proyectos para evitar enfrentar los mismos problemas.
Si miramos nuestro ejemplo, podríamos decir que la fundación realiza encuestas y entrevistas a los participantes del programa de capacitación para medir su nivel de satisfacción, recopilar testimonios sobre el impacto generado y realizar seguimiento a largo plazo para identificar cambios en su situación laboral.
Bonus: ¿Cómo aplicar estos seis consejos?
Me imagino que te estarás preguntando qué puedes hacer para monitorear el progreso de una iniciativa social de manera exitosa.
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