Si eres parte de una fundación o de una organización de la sociedad civil, este artículo definitivamente es para ti. Desde Vinko acabamos de crear esta guía práctica en la que te mostramos 12 softwares para fundaciones que serán esenciales para que puedas optimizar el trabajo diario dentro de tu lugar de trabajo.
Como podrás suponer, en un entorno cada vez más digital, el uso de aplicaciones específicas se ha vuelto muy importante para mejorar la eficiencia, transparencia y alcance de estas organizaciones.
Por eso, veamos cuáles son los mejores softwares de gestión y optimización y las mejores apps de marketing.
1. Softwares para fundaciones enfocados en gestión y optimización
Cuando hablamos en organizaciones sociales o fundaciones, es casi imposible no pensar en estas cosas: coordinación de tareas, organización diaria, planificación de equipos, generación de resultados, productividad, monitoreo de reportes y seguimiento de proyectos y sus beneficiarios, solo por nombrar algunos ejemplos.
A continuación te dejamos 5 plataformas que te serán muy útiles para completar estas y otras tareas.
1.1 Organización diaria – Trello
Trello es una plataforma de gestión de proyectos que usa un sistema basado en tableros y listas. Una de sus principales características es que tiene un diseño intuitivo que permite a los usuarios organizar tareas, proyectos y flujos de trabajo de manera flexible, colaborativa y fácil.
En fundaciones y ONGs, se ocupa principalmente para coordinar actividadesde de campañas diarias o semanas, gestionar el trabajo de voluntarios y/o planificar eventos.
A nuestro juicio, tiene 2 funcionalidades claves que son muy útiles.
Primero, la posibilidad de hacer listas para organizar las diferentes etapas de un proyecto, facilitando la visualización del progreso de este.
Y también, el uso de tarjetas que permiten desglosar tareas en subtareas, asignar miembros del equipo y establecer fechas de vencimiento.
1.2 Gestión de convocatorias – vForm
vForm es un software que te permitirá gestionar convocatorias y sus distintas partes, como la creación de bases, formularios de postulación, evaluación, estrategias de difusión o el seguimiento a los proyectos que resulten seleccionados.
Dentro de sus casos de uso más típicos, están el digitalizar convocatorias para fondos concursables, becas, beneficios, procesos de admisión o selección, concursos o solicitudes e inscripciones.
¿Funcionalidades? Esta herramienta le permitirá a tu iniciativa contar con un sitio público o privado para tus candidatos revisen las bases de la convocatoria y luego incien su postulación 100% digital. Además, podrás hacer formularios de manera rápida y con preguntas de distintos tipos que te permitan recopilar toda la información y documentos necesarios.
Dentro de la plataforma podrás hacer seguimiento a los postulantes, comunicarte con ellos, dar feedback entre otros. Finalmente, todo el proceso de evaluación lo podrás hacer en vForm, creando tus propias rúbricas y criterios de evaluación automáticos o con la supervisión de uno o más jurados. De esta manera podrás elegir a los mejores candidatos sin la necesidad de salir de la plataforma.
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1.3 Productividad – Notion
Notion es una plataforma que combina distintas herramientas: notas, bases de datos, gestión de tareas y colaboración, en un solo lugar. Uno de sus atributos más destacados es que permite a sus usuarios crear páginas personalizadas para organizar cualquier tipo de información, desde documentos hasta listas de tareas.
Tiene muchísimos casos de uso. Si pensamos en fundaciones u ONGs, es muy útil para crear bases de datos de contactos, organizar reuniones o planificar campañas. También se puede usar para para gestionar contenido, colaborar en la creación de estrategias y seguir el progreso de distintos proyectos.
Una de las funcionalidades de Notion que más nos gusta es que tiene unos bloques modulares que permiten combinar texto, imágenes y tablas en cualquier disposición, ofreciendo flexibilidad total.
Además de ser extremadamente intuitiva, ofrece colaboración en tiempo real, lo que facilita que los equipos trabajen juntos, editando y comentando en el mismo espacio.
1.4 Tracking de tiempo – Toggl
Toggl es una herramienta de seguimiento de tiempo que te permitirá saber cuánto tiempo se dedica a distintas tareas y proyectos. Tiene una interfaz simple y fácil de usar que permite iniciar y detener temporizadores con un solo clic, brindando una visión clara del tiempo invertido en cada actividad.
En fundaciones y ONGs, Toggl puede ayudar a medir el tiempo usado en actividades como la creación de unas bases de convocatoria, la planificación de un evento social, la gestión de voluntarios o procesos de administración en general. También es útil para medir el tiempo usado en una actividad específica como escribir correos en gmail, redactar contenido en word o armar una planilla de gastos.
Si miramos sus funciones claves, destacan el seguimiento de tiempo que permite iniciar y detener temporizadores con facilidad, garantizando un registro preciso. Además, los informes detallados entregan análisis sobre cómo se distribuye el tiempo, permitiendo identificar áreas de mejora.
1.5 Seguimiento de proyectos sociales – vTrack
vTrack es una gran herramienta para dar seguimiento a una iniciativa social, porque te ayudará a registrar y monitorear toda la información, planificar tareas, generar reportes y crear un espacio para que tu equipo colabore.
Puede ser ocupada para dar seguimiento a terapias, tratamientos, fichas clínicas, estudiantes con necesidades especiales, adultos mayores o personas con discapacidad, solo por nombrar algunos ejemplos.
Con vTrack puedes registrar todos los avances de una iniciativa en una línea de tiempo, monitorear todas las actividades en tiempo real y revisar y compartir tu información en 1 clic.
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2. Softwares para fundaciones enfocados en marketing
Las apps de marketing son muy buenas herramientas para fundaciones y ONGs, dado que ayudan a masificar su impacto y alcanzar objetivos de manera más eficaz.
Entre otras cosas, estas aplicaciones permiten gestionar campañas de comunicación, segmentar audiencias, automatizar envíos de correos electrónicos, y analizar el rendimiento de las iniciativas en tiempo real.
Veamos algunas de las mejores apps de marketing para fundaciones y ONGs 👇
2.1 CRM – Freshsales
Freshsales es un CRM (que no es lo mismo que un ERP) diseñado para ayudar a fundaciones a gestionar sus relaciones con los clientes. Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, Freshsales permite a los equipos de ventas rastrear interacciones, automatizar procesos y cerrar negocios de manera rápida.
En fundaciones y ONGs, Freshsales puede ser empleado para gestionar relaciones con donantes y voluntarios, activando campañas de marketing de correo electrónico para optimizar los esfuerzos de una recaudación de fondos.
Si analizamos sus funciones claves, destaca la posibilidad de priorizar clientes potenciales, asegurando que cada oportunidad sea atendida. También, la automatización del flujo de trabajo ayuda a eliminar tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento.
2.2 Email – Brevo
Lo que hace esta plataforma de marketing digital es facilitar la gestión de campañas de correo electrónico, porque permite diseñar, enviar y rastrear distintas campañas que se envían por email.
Si pensamos en casos de uso para fundaciones, Brevo es muy útil para mantener a las personas informadas sobre eventos, avances y oportunidades de colaboración, asegurando una comunicación continua y personalizada.
Dentro de sus diversas funciones, tiene un diseñador de correos electrónicos ‘drag-and-drop’ que permite crear campañas visualmente atractivas sin necesidad de conocimientos técnicos.
Además, se pueden personalizar las comunicaciones según el comportamiento de los distintos usuarios, mejorando la relevancia y el impacto.
2.3 RRSS – Hootsuite
Esta plataforma será tu mejor aliado para administrar las redes sociales de tu fundación, porque permite planificar, programar y analizar sus publicaciones desde un solo lugar. Es ideal si estás buscando aumentar tu alcance e interacción.
En fundaciones y ONGs, Hootsuite ayuda a coordinar distintas campañas, reclutar voluntarios y mantener una comunicación activa con diversas audiencias a través de diferentes redes sociales.
Una de sus grandes funciones es la programación de publicaciones permite planificar y automatizar el contenido, asegurando una presencia constante.
También entrega informes detallados con el rendimiento de las campañas, ayudando a ajustar estrategias y maximizar la efectividad en redes sociales.
2.4 Diseño – Canva
Canva es una herramienta de diseño que permite a usuarios de todos los niveles crear contenido visual atractivo de manera muy sencilla.
Si pensamos en sus casos de uso, con Canva se pueden crear infografías que comuniquen impacto y diseñar material para eventos y campañas de recaudación de fondos.
Además, es muy útil para crear presentaciones. Dos de las mejores funciones que tiene son su biblioteca de plantillas que entrega miles de opciones prediseñadas que se pueden personalizar fácilmente para cualquier tipo de proyecto y la herramienta de arrastrar y soltar simplifica el diseño, que permite agregar y ajustar elementos gráficos sin necesidad de habilidades técnicas avanzadas.
2.5 Difusión de iniciativas sociales – Convoca.io
Si necesitas difundir o encontrar oportunidades, esta es tu herramienta. Convoca.io es una plataforma donde puedes encontrar becas, fondos, convocatorias sociales, premios, cursos, entre otros.
Es un gran recurso para difundir iniciativas como eventos, talleres y capacitaciones hacia tu público objetivo ya que puedes segmentar y filtrar en base a intereses afines.
Dentro de sus funciones, destaca la posibilidad de descubrir instituciones sociales, emprendimientos o simplemente personas que estén buscando oportunidades. También puedes acceder a un completo dashboard de estadísticas acerca de tus convocatorias difundidas donde podrás ver datos demográficos de las personas interesadas en tus iniciativas.
3. Bonus
A lo largo de esta guía hemos revisado distintos softwares para fundaciones enfocados en gestión, productividad y marketing. Revisemos ahora otras apps para ONGs enfocadas en seguridad de datos y monitoreo de información e indicadores claves.
3.1 Seguridad – Keeper
Keeper es excelente para gestionar de manera segura credenciales, contraseñas y datos críticos.
Por lo general, las fundaciones y ONGs ocupan esta herramienta para guardar contraseñas de múltiples cuentas, facilitando el acceso seguro a distintos colaboradores sin necesidad de recordar múltiples contraseñas complejas.
Tiene un generador que crea contraseñas únicas para cada cuenta y una función llamada compartir seguro que permite a los usuarios compartir credenciales y archivos sensibles con confianza, asegurando que solo personas autorizadas puedan acceder a la información compartida.
3.2 Monitoreo de KPIs y OKRs – Weekdone
Weekdone está enfocada en la gestión de objetivos y diseñada para ayudar a organizaciones a mantenerse alineadas y enfocadas en sus metas. Basado en la metodología OKR (Objectives and Key Results), Weekdone permite a los usuarios establecer, rastrear y revisar objetivos a nivel individual y organizacional.
En fundaciones y ONGs, Weekdone permite planificar y evaluar el desempeño de actividades, asegurando que todos los esfuerzos estén alineados con la misión y los objetivos estratégicos de la organización.
Tiene incorporados una gestión de OKR para definir y desglosar objetivos en resultados clave, asegurando un enfoque claro y medible y la elaboración de un informe de progreso semanal que recopila actualizaciones de los equipos.
3.3 Data analytics – Looker Studio
Esta plataforma de visualización de datos permite a los usuarios crear informes interactivos a partir de diversas fuentes de datos.
Usualmente las empresas lo usan para monitorear KPIs, desde ventas hasta rendimiento operativo. En fundaciones y ONGs, Looker Studio puede ser utilizado para presentar resultados de impacto, seguimiento de donaciones y otros indicadores clave.
Looker Studio ofrece varias funciones clave que lo hacen esencial para la visualización de datos como la posibilidad de conectividad con múltiples fuentes de datos o la colaboración en tiempo real que facilita que los equipos trabajen juntos en la creación de informes.
¡Esperamos que esta guía con los mejores softwares para fundaciones, apps y plataformas te sea útil!
Te recordamos que en Vinko te ayudamos a medir el impacto social de tu iniciativa. Con vTrack puedes gestionar el seguimiento de tus iniciativas sociales y con vForm puedes digitalizar de principio a fin una convocatoria.
Si te interesa saber más y crees que nuestras soluciones le pueden servir a tu fundación o empresa, puedes agendar una demo haciendo click aquí.
