Cómo AquaChile digitalizó su fondo para comunidades del sur y gestiona más de 1.000 postulaciones al año
Con vForm, el equipo de comunidades eliminó el armado manual de resúmenes que antes hacía por cada proyecto. Además, un jurado de tres personas evalúa sobre la misma información, sin depender de una casilla de correo compartida.
+1.000 postulaciones
gestionadas en una sola plataforma
en el último ciclo
23 comunas,
4 regiones
de cobertura en el sur de Chile
826 proyectos evaluados
por el jurado en su última edición
AquaChile es una salmonera con operaciones en el sur de Chile. A través del equipo de comunidades, gestiona un fondo concursable anual dirigido a organizaciones sociales de los territorios donde opera. Su objetivo es llegar con apoyo concreto a comunidades con las que la empresa no se vincula de forma directa, más allá de sus vecinos inmediatos, mediante un proceso de evaluación objetivo y accesible.
El fondo existe desde 2016 y, tras la integración de cuatro salmoneras, funciona como convocatoria unificada de AquaChile desde 2019. En ese camino cambió varias veces de formato: primero en papel, luego por correo electrónico y, desde 2024, en una plataforma digital gestionada con vForm. A diferencia de otras empresas, el equipo controla el proceso completo: diseña las bases, hace la difusión, dicta talleres, revisa la admisibilidad y participa del jurado, junto a dos académicos de la Universidad Austral.
El desafío
Del papel al correo
Durante años, las postulaciones se recibían en papel: las organizaciones podían dejar su proyecto impreso en cualquier instalación de la empresa, desde la portería de una planta de alimentos hasta una piscicultura o una planta de proceso. Al pasar al correo electrónico aparecieron nuevos problemas. Los filtros antispam dificultaban la llegada de proyectos. Varias personas compartían el acceso a una misma casilla, con el riesgo importante de pérdida de información.
Un resumen a mano por cada proyecto
Para que el jurado pudiera evaluar, cada proyecto en papel se fotocopiaba para repartirlo, y el equipo de comunidades armaba además un resumen de dos láminas por cada proyecto admisible, con fotos y datos. A medida que el fondo crecía, ese trabajo manual se volvió la tarea más pesada del proceso.
«Armar las fichas resumen era súper tortuoso.”.
Francisco Sandoval
Gerente de Comunidades, Aqua Chile
Un fondo que no paraba de crecer
De cerca de 80 postulaciones en sus primeros años, la convocatoria creció temporada tras temporada. Sostener ese volumen con procesos manuales se volvía inviable.
La solución
Toda la convocatoria en una sola plataforma
Con vForm, AquaChile reúne la postulación, la revisión de admisibilidad y la evaluación en un mismo lugar. El equipo de comunidades revisa la admisibilidad de los proyectos de su territorio y deja registrada la causa cuando alguno queda fuera.
Un jurado que revisa los proyectos en la plataforma
Sobre los proyectos admisibles, un jurado de tres personas revisa cada postulación directamente en vForm, con sus campos, su información y sus fotografías, y le asigna un puntaje de 0 a 3. Ya no depende de los resúmenes de dos láminas que antes había que armar por cada proyecto: evalúa sobre la información original. El equipo fija metas de revisión, se reúne cada semana y descarga la planilla que genera el sistema para promediar las notas y seleccionar a los ganadores.
Una migración por etapas, sin dejar a nadie fuera
El salto a lo digital no fue de un día para otro. AquaChile mantuvo durante dos años la postulación por correo en paralelo a la plataforma, consciente de que muchas organizaciones operan en localidades aisladas, con conectividad limitada. En ese período, el equipo trasladaba a mano a la plataforma los proyectos que seguían llegando por correo, hasta que la convocatoria pudo operar por completo en vForm. El criterio que guió cada paso fue el mismo: que el fondo siguiera siendo accesible y que ninguna comunidad quedara atrás.
«Siempre quisimos que el fondo fuera súper amigable, porque hay gente que opera en localidades muy aisladas, con mala conectividad.».
Francisco Sandoval
Gerente de Comunidades, Aqua Chile
Los resultados
Un crecimiento orgánico que se volvió manejable
El fondo creció por su cuenta, de cerca de 80 postulaciones en sus inicios a más de mil en el último ciclo, con 826 proyectos admisibles para evaluar. La plataforma no impulsó ese crecimiento, pero permitió gestionar un volumen que con procesos manuales habría sido imposible de sostener.
«Pudimos crecer y aprovechar mejor nuestro tiempo».
Francisco Sandoval
Gerente de Comunidades, Aqua Chile
El armado manual desapareció
Los resúmenes de dos láminas que el equipo preparaba por cada proyecto dejaron de existir. Toda la información vive en la plataforma, lista para que el jurado la consulte.
Un jurado que puede con el volumen
Con cientos de proyectos admisibles por revisar, el jurado evalúa cada uno en la plataforma, sobre la información original, y se coordina semana a semana con metas de avance.
Más alcance en los territorios
La convocatoria llega a 21 comunas donde opera en cuatro regiones, más dos comunas adicionales sumadas por su relevancia regional, y se sostiene aunque el volumen siga en aumento.
Una transformación que la comunidad acompañó
El paso del papel y el correo a lo digital se hizo de forma gradual, sin que las organizaciones de zonas aisladas quedaran fuera. El fondo mantiene su carácter cercano: los talleres presenciales, las radios locales y el trabajo en terreno siguen siendo la vía principal para invitar a postular, y cada aporte se convierte en mejoras concretas para las comunidades, como sistemas de agua, sedes vecinales o capacitaciones.
«Ocupa la plataforma, pero no entregues la coordinación del fondo. Parte de lo valioso del proceso eres tú: contar la historia, invitar a participar y aconsejar a cada organización.». Su consejo a otras áreas de sostenibilidad
Francisco Sandoval
Gerente de Comunidades, Aqua Chile