Cómo Fundación CAAAREM redujo de un mes a una semana la preparación de sus convocatorias
Con vForm, la información dejó de llegar dispersa por WeTransfer y quedó reunida en un solo lugar. Además, el equipo trasladó su modelo de rúbricas a la plataforma, donde el comité de personas expertas conserva la última palabra.
-75% de tiempo
de tiempo en la preparación y actualización de cada convocatoria
2 convocatorias
Gestionadas en paralelo para su 6.ª y 4.ª edición
+80 al año
Organizaciones postulantes evaluadas en cada ciclo
Fundación CAAAREM es una organización de segundo piso en México que invierte en proyectos de educación, salud y nutrición para niños, niñas y adolescentes en situación de vulnerabilidad. Apoya a organizaciones operativas que intervienen de forma directa con las infancias, a través de dos convocatorias de fondos concursables: Impulsando a la Niñez, en su sexta edición, y We All Have Mental Health / Necesitamos Salud Mental, en su cuarto año. Las dos operan como alianzas. Impulsando a la Niñez reúne a Fundación CAAAREM con las fundaciones Fleishman, ARA, Index Chihuahua, Alpura y MVS Radio. Necesitamos Salud Mental es un programa binacional que la Fundación impulsa junto a International Community Foundation y This Is About Humanity.
El área de inversión social se encarga del diseño de cada convocatoria, la revisión documental, las visitas en terreno y la evaluación, junto a un comité de personas expertas y a las fundaciones aliadas que participan en cada proceso. A lo largo de varias ediciones, ese equipo construyó una base sólida sobre vForm que le permite repetir y perfeccionar sus procesos.
El desafío
Documentos dispersos y sin control
La información de cada postulación llegaba por WeTransfer y se acumulaba en carpetas y discos que se saturaban rápido. Con cientos de organizaciones postulando entre ambas convocatorias, el volumen de archivos hacía difícil mantener el orden.
«La cantidad archivos que se reciben es enorme, y si no hay un buen sistema de gestión, pierdes”.
Osiris Pérez
Gerente de Inversión Social, Fundación CAAAREM
Convocatorias en paralelo, trazabilidad difícil
Al tener procesos corriendo al mismo tiempo, seguir cada uno se volvía una tarea enorme. La cantidad de datos que generaban las convocatorias simultáneas era difícil de manejar.
Semanas para preparar cada convocatoria
Solo en su parte técnica, dejar lista una convocatoria tomaba entre tres semanas y un mes, antes siquiera de abrir el período de postulación.
La solución
El ciclo de convocatoria, ordenado en un solo lugar
Con vForm, Fundación CAAAREM reúne postulación, revisión documental, evaluación, dictaminación y selección en una sola plataforma. La Fundación diseña cada convocatoria a su medida y trasladó su propio modelo de evaluación al sistema, con criterios y ponderaciones claras.
La evaluación de terreno se registra durante la visita
Las visitas presenciales son el corazón del proceso: el equipo conoce cada proyecto de cerca y observa lo que un documento no alcanza a mostrar. Con vForm, esa evaluación se completa en la propia visita. Sobre las rúbricas cargadas en la plataforma, el equipo va asignando los puntajes de pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad mientras observa y pregunta en terreno. El criterio humano queda capturado en el momento y pasa ordenado a la dictaminación, sin depender de anotaciones sueltas que después haya que vaciar.
«Las visitas en terreno son parte de la metodología y son invaluables. Un documento no siempre te dice todo del proyecto, y estar ahí hace que el proceso sea mucho más humano».
Osiris Pérez
Gerente de Inversión Social, Fundación CAAAREM
Acceso directo para aliados y evaluadores
Cada fundación aliada cuenta con su propio acceso a distintos niveles y consulta la información de los proyectos por su cuenta. La comunicación se agiliza y el equipo operativo deja de ser el intermediario obligado para cada consulta.
Los resultados
De semanas a una semana
Preparar y actualizar los ítems antes de lanzar una convocatoria pasó de tomar entre tres semanas y un mes a resolverse en cerca de una semana.
Dos convocatorias en paralelo, bajo control
Impulsando a la Niñez y Necesitamos Salud Mental avanzan al mismo tiempo, incluidas las ediciones que se preparan mientras otras siguen en curso, sin que la carga operativa se dispare.
Aliados y evaluadores con acceso propio
Las fundaciones que conforman cada alianza y el equipo experto revisan los proyectos de forma directa, lo que agiliza las decisiones y libera tiempo del equipo operativo.
Trazabilidad clara con procesos simultáneos
Lo que antes era una acumulación difícil de manejar se sigue de forma ordenada, aun con varias convocatorias vivas a la vez.
Eficiencia sin perder el factor humano
El proceso ganó rapidez y orden, y las visitas en terreno siguen siendo el sello de la Fundación.
«La capacidad de incorporar procesos eficientes en pro del bienestar de las infancias en México».
Osiris Pérez
Gerente de Inversión Social, sobre qué ha significado vForm para la Fundación CAAAREM