Cómo el Tec de Monterrey redujo hasta un 80% el tiempo de administración de sus procesos de innovación educativa
Con vForm el Centro de Desarrollo Docente e Innovación Educativa centralizó la documentación de todas sus convocatorias y ganó trazabilidad de punta a punta. Y el efecto que más valoran no es interno: por primera vez pueden medir cuántos grupos y estudiantes alcanza lo que cada profesor lleva al aula.
11.500
profesores en el campus que atiende el CEDDIE
4.500
usuarios activos en vForm
80%
de tiempo ahorrado en la gestión procesos
El Centro de Desarrollo Docente e Innovación Educativa (CEDDIE) es el órgano del Tecnológico de Monterrey encargado de acompañar, capacitar y fortalecer las competencias de su cuerpo docente. Su propósito central es impulsar la excelencia académica mediante la adopción de nuevas tendencias pedagógicas y el uso estratégico de tecnologías educativas. El equipo trabaja en cuatro regiones; esta experiencia corresponde a la región de Monterrey, sede del campus principal.
El trabajo se articula en convocatorias. Con Novus, los profesores aplican a fondos concursables para financiar la innovación que proponen. Con Escala i y Registro i, el foco está en documentar las iniciativas y evaluar su impacto, de modo que cada docente pueda sumar a su trayectoria los proyectos en los que participó, validados y traducidos en una insignia digital. A través de estos procesos, el CEDDIE ha impactado a más de 4.000 docentes con el apoyo de la plataforma.
El desafío
Formularios dispersos sin trazabilidad
Con cerca de 11.500 profesores y un promedio de cinco cursos cada uno, el volumen de actividad es enorme. Todo se recogía en formularios sueltos de Google Forms u otras herramientas, limitados por su capacidad y almacenamiento. No existía una sola base de datos ni forma de saber, históricamente, cuántas postulaciones tenía cada persona.
«Esa multiplicación de formularios hacía difícil la trazabilidad. Cómo sabes exactamente, históricamente, cuántas postulaciones tienes de cada persona. Pues no lo sabes”.
Héctor Ríos
Director Regional del CEDDIE, Tec de Monterrey
Sin memoria institucional
En el mejor de los casos un formulario lo concentraba una persona y había que recurrir a ella. Cuando intervenían varias, no había dónde rastrear la información: la memoria del proceso dependía de las personas, no de la institución.
Una evaluación que no dejaba rastro
La documentación vivía en carpetas y se revisaba sobre archivos en Excel, con el riesgo de borrar o editar lo ya registrado y sin conservar los registros de evaluación. Los evaluadores entraban a las carpetas, revisaban y anotaban en otro formulario que quedaba separado de la evidencia.
La solución
Una sola plataforma para todo el histórico
Con vForm, las postulaciones, la documentación y la evaluación quedaron en un mismo lugar, accesibles y rastreables. La plataforma resultó intuitiva y, ante necesidades específicas del Tec, el equipo de Vinko desarrolló funcionalidades a la medida para aterrizarla en su contexto.
«Encontramos siempre buena disposición en Vinko para llevar a cabo desarrollos y aterrizarlos en necesidades específicas. Eso nos facilitó la curva de adopción».
Héctor Ríos
Director Regional del CEDDIE, Tec de Monterrey
Adoptada y reconocida
La curva de adopción tomó tres o cuatro meses, más el tiempo de socializar su uso en la comunidad. A tres años, la plataforma es parte del día a día: los profesores la dominan, llegan registros todos los días y el equipo ya no tiene que estar detrás de la operación.
Los resultados
Trazabilidad de punta a punta
Hoy se conoce la historia completa de cada proceso: cuántas personas documentan, cuántas envían y qué nivel de participación existe en cada convocatoria.
El abandono, por fin visible
Por primera vez es posible ver quiénes inician una documentación y no la terminan. Algo que un formulario simplemente no permitía.
La memoria ya no depende de las personas
Existe una memoria institucional que permite consultar todo lo trabajado y seguir cómo cada profesor progresa en innovación educativa.
Hasta 80% menos tiempo operativo
El tiempo liberado del trabajo manual se reinvierte en tareas de mayor valor.
«Hablaría de hasta un 80% de economía del tiempo en la administración de los procesos. Usas el tiempo con mayor inteligencia».
Hector Ríos
Director Regional del CEDDIE, Tec de Monterrey
El impacto que llega hasta el alumnado
La verdadera riqueza no es operativa. Con la documentación ordenada, el equipo puede estimar cuántos grupos y cuántos estudiantes alcanza lo que cada profesor hace en clase. Eso motiva a los docentes a documentar y convierte cada innovación en reconocimiento, a través de una insignia digital.
«Puedo ir conociendo cuántos grupos, cuántos estudiantes, cuánto está impactando lo que estás haciendo en el salón de clase. y esa es la verdadera riqueza».
Hector Ríos
Director Regional del CEDDIE, Tec de Monterrey