Si estás leyendo esto, probablemente eres parte de una institución que ofrece convocatorias para fondos concursables, becas, cursos o programas sociales, ¿o no?
En fin. Sea ese tu caso o no, seguramente necesitas saber cómo crear las bases perfectas para lanzar una convocatoria. Lamentablemente, te habrás dado cuenta que crear este tipo de documentos es una tarea difícil.
La principal complejidad es que si son muy largos, es muy difícil que una persona los lea. Y si son muy generales, probablemente faltará información relevante que generará muchas dudas durante el proceso de postulación de tu fondo concursable, beca o convocatoria.
¿Qué hacer, entonces? La clave está en el equilibrio. En Vinko llevamos años ayudando a distintas instituciones a gestionar digitalmente sus convocatorias. Por eso, y con la experiencia que hemos ganado en el camino, decidimos crear esta guía con consejos para que cualquier persona que quiera crear las bases perfectas para una convocatoria, lo pueda hacer.
¿Qué contenidos tienen que estar sí o sí?, ¿qué tienen en común las bases que están bien hechas?, ¿cómo asegurar que tus postulantes efectivamente lean las bases?, ¿cómo comunicarlo?, ¿cómo definir una buena audiencia?
¡Averígualo en este artículo!👇
En esta guía:
- La importancia de definir buenas bases para tu convocatoria.
- Recomendaciones para hacer buenas bases.
- Estructura de un buen documento de bases.
- Checklist para que las bases sean exitosas.
1) La importancia de definir buenas bases para tu convocatoria
La clave para el éxito de una convocatoria reside en la creación de las bases correctas. Esto significa planificar y preparar cuidadosamente tu convocatoria antes de iniciar el proceso. Con buenas bases aumentarás el número y la calidad de las postulaciones recibidas, además de disminuir las dudas de los postulantes.
Y ojo: una mala base hace que el proceso de convocatorias sea visto como poco transparente.
¡Asegúrate que se entienda bien cuál es el propósito de la convocatoria!
Para esto, recomiendo que el documento de bases de tu convocatoria responda, al menos, estas preguntas:
1.1) ¿Qué es?
Es importante que seas capaz de explicar tu convocatoria en no más de 5 líneas. Esta imagen de Corfo muestra de buena manera cómo hacerlo👇
1.2) ¿Quiénes pueden postular?
Deja en claro hacia quiénes está dirigida tu convocatoria lo antes posible. Intenta ser muy específico. Una buena idea es decir “quienes pueden postular” y “quienes no pueden hacerlo” 👇
1.3) ¿Cómo postular?
Asegúrate que a la persona que está leyendo el documento le quede claro qué tiene que hacer para ser parte de la convocatoria. Mira como lo hacen en Garcés Fruit con su programa Somos Puente 👇
1.4) ¿Cuándo me entregarán el resultado de mi postulación?
La persona que postule tiene que tener saber la fecha en la que le entregarán una respuesta. Una buena idea es hacer un cronograma con las distintas etapas del proceso, como este ejemplo de la Fundación Mustakis 👇
1.5) ¿Cómo me entregarán el resultado de mi postulación?
Tu documento de bases debe explicar el canal (email, teléfono, página web, etc.) por el cual una persona se enterará si quedó seleccionada o no en la convocatoria. Mira este ejemplo del “Programa Emerge” de Anglo American 👇
2) Recomendaciones para hacer buenas bases:
2.1) Lo primero es entender a la audiencia de la convocatoria. Esto te permitirá saber qué lenguaje ocupar a la hora de definir el contenido a entregar y el lenguaje a utilizar.
2.2) Establece un límite de edad, género, educación, y experiencia laboral. Asegúrate de describir muy bien las condiciones de admisibilidad de la convocatoria para que no se generen dudas entre los postulantes y el proceso sea transparente.
2.3) Incluye recursos gráficos que ayuden a entender mejor el documento, como diagramas de flujo (para explicar etapas del proceso), iconografías o líneas de tiempo.
2.4) Genera insumos complementarios que resuman la información más relevante de las bases e inviten a leerlas: videos cortos, gráficas informativas para RRSS, documentos de preguntas y respuestas frecuentes o webinars pueden ayudar.
3) Estructura de un buen documento de bases para una convocatoria
No existe un “documento tipo” para crear una buena base. Como los temas para crear bases pueden ser tan variados, cada uno puede tener sus particularidades.
Lo que sí existe son buenas prácticas a la hora de crear bases. Me gustaría mostrarte qué tienen en común las bases que generan convocatorias exitosas.
Por lo general, toda buena base comienza con un párrafo introductorio.
3.1) Antecedentes generales.
Esta será tu oportunidad para captar la atención de un posible postulante y explicar, en tres o cuatro párrafos, de qué se trata tu convocatoria.
Una buena idea en la parte de antecedentes es responder, de manera concisa y clara, estas tres preguntas:
-
- ¿Qué institución está realizando la convocatoria?
- ¿Cuál es el objetivo de la convocatoria?
- ¿Hacia quiénes está dirigida la convocatoria?
Aquí puedes ver un buen ejemplo de cómo estructurar el primer párrafo de antecedentes generales 👇
Luego de los antecedentes, es hora de comunicar “la carne” de la convocatoria. Debes ser capaz de explicar en detalle las siguientes cosas:
3.2) Objetivos.
Luego de presentarlos superficialmente en la parte de “antecedentes generales”, puedes desarrollarlos dentro del documento. Asegúrate de crear objetivos:
-
- Que no confundan ni den espacio a la libre interpretación.
- Medibles: Deben tener un resultado alcanzable.
- Reales: Se deben poder observar.
3.3) Público.
Aprovecha de profundizar la información comunicada en los “antecedentes generales” y dejar muy claro quiénes pueden participar de tu convocatoria, para evitar futuros problemas.
Si quieres entender en mayor profundidad cómo construir los objetivos de tu convocatoria y establecer un buen público objetivo, no te pierdas esta guía para gestión de convocatorias exitosas que hicimos hace algún tiempo en Vinko.
3.4) Fechas.
¡Muy importante! Por nada del mundo te olvides de poner las fechas de los procesos de postulación. ¿Qué comunicar? Aquí algunas ideas:
-
- Fechas de inicio y término de los procesos.
- Estados de las postulaciones (abierto, en proceso o cerrados).
- Comunicación de los resultados.
4) Checklist para que la base de tu convocatoria sea exitosa
Aquí te proponemos una lista de cosas que no pueden faltar en tu documento de bases. ¡Te recomendamos revisarlo antes de hacer uno! 👇
Bonus: ¿Cuántas páginas tiene que tener una buena base de convocatoria?
Dependerá de muchos factores, especialmente del contenido y complejidad de tu convocatoria.
Lo que sí, intenta ser lo más conciso y preciso a la hora de hacer tu documento, porque en nuestra experiencia pasa mucho que las personas se aburren con las bases que son muy largas y no las terminan leyendo. Por eso, jamás escribas solo por escribir y siempre comunica información que sea relevante para un posible postulante.
Un poco de contexto: En Vinko hicimos un análisis propio a 64 convocatorias distintas y casi ninguna pasaba de las 20 páginas. Ese número te puede ayudar como referencia.
¡Espero que este artículo para crear las bases perfectas para tu convocatoria te haya servido
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